Niet lang geleden las ik een titel van een boek: Werken in een wereld zonder e-mail. Ik werd daar erg door getriggerd. Moderne kenniswerkers communiceren voortdurend. Zou dat mogelijk zijn?
In het verleden was juist e-mail de oplossing om minder druk te zijn. Telefoon stond roodgloeiend en iedereen wilde op locatie vergaderen. Veel tijd waren we onderweg.
Support werd geregeld via de telefoon, inloggen op een server of via een extern bureaublad. De komst van meer e-mail-gebruik was een serieuze oplossing.
Waarom mailen we met z'n allen?
Oorspronkelijk was de e-mail bedoeld om de ontvanger tijd te geven voor een reactie. Om geen inbreuk te doen op zijn tijd. Een telefoontje komt altijd ongelegen, juist op een moment wanneer het niet uitkomt. De secretaresse had dan ook een functie om dit soort telefoontjes af te poeieren, te blokkeren.
We zijn zo gewend geraakt aan een inbox-gestuurde werkdag dat het moeilijk is om alternatieven voor te stellen. Maar ze bestaan wel.
Het aantal e-mails zijn zo toegenomen dat ook dit flinke tijdinvestering kost. Ben je een dag niet op kantoor en kijk je niet op je smartphone of er nog belangrijke mails zijn, dan kan het aantal mailtjes zo oplopen tot zo’n 120 mails per dag. Tenminste dat geldt voor mij. En dan sta ik nog niet eens overal in de cc.
Uit een trendanalyse blijkt dat e-mailverkeer in de afgelopen jaren sterk is toegenomen. Wisselden we in 2005 nog 50 mails per dag, in 2019 en 2020 was dit gemiddeld zo’n 126 mails per dag. Het leidt er tevens toe dat onze hersenen minder goed presteren.
Het voordeel van rustig beantwoorden van een mail, is ook in de praktijk niet gebleken. Heb je een mailtje niet binnen enkele uren beantwoord. Dan volgt er al een reminder: “wanneer verwacht je te antwoorden?” Mensen verwachten toch een snelle reactie op een e-mail.
De vraag is of het constant druk zijn met e-mail wel onder de noemer serieus werk gevat zou moeten worden. Het leidt er eerder toe dat we steeds minder aan het echte werk toekomen.
Maar hoe zouden we dan kunnen werken zonder e-mail?
Het 1e wat in mij opkomt is het werken met sociale media. WhatsApp waar we ook kunnen zien of iemand het bericht wel gelezen heeft. Of via Facebook een bericht sturen. Of LinkedIn. We verwachten dan ook binnen enkele uren een antwoord. Rustiger zal het niet worden.
Heb je het over time management, waarbij wordt geleerd om je tijd beter in te delen, meer tijd, vrije tijd, te krijgen. Dan is social media geen goede oplossing. Er wordt verwacht dat je binnen een korte periode reageert. En je wordt onnodig afgeleid door andere berichten, want zo is Facebook en LinkedIn geprogrammeerd.
Is een telefoondienst misschien een oplossing?
Mijn ervaring met een telefoondienst is dat de medewerkers je zeker goed te woord staan maar vaak niet weten waar het over gaat. Ze kennen wel je bedrijf met de medewerkers en ze kennen wel de producten maar verder gaat het niet.
Ben je niet bereikbaar en neemt de telefoondienst het van je over? Dan ontvang je een mailtje met daarin naam van de klant en een onderwerp. Het is enigszins een verlate reactie, je hoeft niet gelijk te reageren, maar toch vergelijkbaar met een e-mail.
Is het een oplossing om sneller en efficiënter je mail te beantwoorden?
Of het een oplossing is om juist sneller je e-mail te beantwoorden, het snelle wegwerken, in je eigen tijd, is maar de vraag. We noemen het al wegwerken, dat zegt al genoeg.
Ik heb meegemaakt dat een directeur van een groot bedrijf om 4:00 uur op vrijdagmiddag alle e-mails in de postvak-in selecteerde en verwijderde. Zo kon hij zonder stress het weekend in. En wanneer een mailer antwoord verwacht, dan stuurt de mailer vast de week erop wel een nieuw bericht, een reminder. Het lijkt mij uitdagend om te doen en misschien moet je dan een CEO van een zeer grote maatschappij zijn om dit ook te kunnen maken.
Ik was bij deze CEO om spraakherkenning te trainen, om snel met de stem alle e-mails te beantwoorden of op te stellen. Met spraakherkenning werken gaat 5 keer sneller dan typen, en nog sneller wanneer je ook met spraakopdrachten, achteroverliggend, je mailpakket kan aansturen.
De spraakherkenningssoftware, spraak naar tekst, was op zijn laptop geïnstalleerd, in plaats van in de cloud, hij wilde gewoon lokaal werken en geen contact hebben met een cloud-oplossing. Dragon Professional Group wordt lokaal geïnstalleerd en Dragon Professional Anywhere in de cloud.
Kunnen we werken in een wereld zonder e-mail?
Jazeker, we kunnen weer teruggaan naar telefoneren, Teams, Yammer, Slack of online chatten. We kunnen naar de andere persoon lopen en mondeling overleggen. We kunnen ook minderen.
Niet iedereen in de cc plaatsen. Maak gerichte mailtjes meer gegroepeerd met meerdere vragen, nummer de vragen voor overzicht.
Geen gebabbel, geen lukrake berichten en niet opnieuw vragen hoe het gaat. Niet onnodig bedanken voor een antwoord.
Een andere oplossing voor stress-vermindering lijkt toch spraakherkenning, spraakherkenningssoftware om e-mails te beantwoorden en op te stellen. Efficiënter werken met Dragon voor Outlook.
Webinar Dragon voor Outlook kun je eenvoudig volgen in je eigen tijd, zonder druk. Mailen met spraakherkenning. Je leert hoe je al je contactpersonen in Dragon importeert en hoe je aangepaste woordenlijsten maakt. Spraakherkenning voor het hele bedrijf, meerdere gebruikers en flexibele licentieprogramma.
