Wat is transcriptie voor administratie?

Een transcriptie van vergaderingen, interviews en gedicteerde brieven. De opnamen worden achteraf omgezet in een verslag door middel van het daadwerkelijk uittypen of automatische transcriptie met correcties. 

Een transcriptie kan "woordelijk" of "letterlijk" zijn. Indien het verslag woordelijk is, wordt het besproken weergegeven in goede zinnen ongeacht wat er daadwerkelijk is gezegd. Bij een letterlijk verslag wordt alles opgeschreven, precies zoals het is uitgesproken met eventueel zuchten en uitroepen erbij. 

Voor het maken van een correct (interview)verslag zijn richtlijnen voor de opnamen belangrijk. Om de notulist de mogelijkheid te geven de namen en stemmen aan elkaar te koppelen, is het belangrijk dat de deelnemers zich aan het begin van de vergadering voorstellen. Vooraf een lijst met deelnemers verstrekken maakt het voor de uitwerker van de notulen eenvoudiger.

Opname apparatuur is daarbij zeer belangrijk. Een transcribe app of recorder app op een smartphone kan goed opnemen wanneer een goede microfoon is aangesloten. Een speciale interview audio recorder met het bijpassende transcriberen programma is ergonomisch gewenst. 

Automatisch transcriberen met behulp van Philips SpeechExec Transcribe of Dragon spraakherkenning is bij interviews minder geschikt. Google Transcriberen van opnames, waar je kunt aangeven hoeveel deelnemers meedoen, geeft aardig goed resultaat maar biedt niet de 99,5 % die je verwacht bij spraakherkenning. 

Een andere transcriptie programma is Amberscript. Helaas is deze transcription software geen live transcribe, altijd achteraf, wel met de mogelijkheid voor online corrigeren van de door Amberscript gemaakte fouten. Van de correcties leert de software en zal de volgende keer beter zijn. Amberscript werkt volledig online, is een online Speech to Text.

Bij administratief werk is het belangrijk om vooraf regels voor transcriberen te stellen. Bij dicteren en uitwerken van dictaten moet duidelijk zijn of de transcriber (uitwerker) exact de tekst moet uittypen of dat zij haar eigen zinnen mag maken. Woordelijke of letterlijke uitwerking of tekstueel aanpassen. In de praktijk wordt het meest Philips Speechexec Pro Transcribe gebruikt of Olympus ODMS.

Wanneer security minder belangrijk is kun je een gratis transcriberen programma zoals DSSPlay van Olympus downloaden. Een voetpedaal gebruiken is helaas niet mogelijk bij een gratis programma. Een transcriptie koptelefoon is altijd aan te sluiten. Bij minimale werkzaamheden lukt het nog wel om met de muis te werken, desalniettemin: voorkom klachten zoals RSI en schaf goede apparatuur aan.

Voor Mac gebruikers hebben we speciale versies van Olympus en Philips. De Transcribe audio for MAC zijn als download te bestellen. download DSSPlay

Hoe lang het uitwerken van audio files duurt hangt af van de gebruikte transcribe software, spraakherkenning, snelheid van spreken van auteur, typesnelheid secretaresse en kwaliteit opname. 

Met de uitwerk-software duurt het uittypen van een dictaat of opname twee maal zo lang dan de opname duurt.

Bij het gebruik van spraakherkenning met een hoge herkenning is het tijdsvoordeel 52 %, een opname van 1 uur duurt met uittypen (woordelijke uitwerking) 2 uur en met spraakherkenning (automated transcription) 1,5 uur. 

Bij Google Transcribe Audio file moet je wachten op het online verwerken van het dictaat en daarna het corrigeren van de fouten. Net zoals bij Amberscript. Tijdens het wachten kun je wel wat anders gaan doen, dus wachttijd = werktijd of vrije tijd 😉. 

De meeste Speech to Text software kunnen de bekende audio files omzetten naar tekst. Voor de professionele DSS of beveiligde DS2 formaten is een uitwerkset nodig. Philips, Olympus en Grundig leveren uitwerksoftware en transcriptiekits. 

Convert audio van een MP3 en MP4 of MA4 formaat naar WAV is mogelijk. DSS en DS2 zijn zo beveiligd dat geen enkele tool dit formaat kan omzetten in een ander gangbaar audioformaat.

Spreek van te voren af in welk formaat audio file wordt opgenomen om problemen en verval van kwaliteit te voorkomen. En of het een letterlijke transcriptie noodzakelijk is of fonetisch transcriberen. 

Ondertiteling van een video kan bij YouTube automatisch worden aangemaakt. Het blijft een mindere vertaling, vooral bij een Nederlandse video. Of je kunt een ondertitelbestand maken en uploaden in YouTube.

Cedere gebruikt Triple8 voor haar informatiefilms op YouTube.  De eerste minuten zijn gratis, leuk om eens uit te proberen. Een andere mogelijkheid is om een transcriptbestand te maken en deze te uploaden naar YouTube

Bij het uitwerken van een kwalitatief onderzoek of een interview gelden andere voorwaarden. Het beveiligde dictaat van een advocaat of arts moet weer op een andere manier worden verwerkt. Ook de methode van opnemen van een groep deelnemers is afwijkend dan van een dicteerder met een voicerecorder. Worden medische termen gesproken of moet de gedicteerde brief naar de rechtbank? Zijn opdrachten verwerkt in de tekst of kan de tekst woordelijk worden uitgeschreven?

Een zeer belangrijk item is de kwaliteit van het opnameapparatuur en als tweede het spreken van de dicteerder en deelnemers aan het gesprek.

Duidelijk articuleren en niet door elkaar praten.

Dit alleen al maakt het interview aangenaam en voor een transcriber prettiger werken.

*Team Cedere