Videovergaderen is voor vele doodvermoeiend

In een videogesprek kijk je elkaar niet recht in de ogen, maar erlangs. De camera zit immers naast of boven het scherm. „Sommige mensen kijken bewust in de camera, anderen naar de gesprekspartner, en de meeste mensen blijven ergens in het midden hangen.” "Ook dat voelt onnatuurlijk. Als we elkaar in het echt ontmoeten, zou ik het bedreigend ervaren als je zo dichtbij zou staan.”

Ook de positie van de camera bepaalt de verhoudingen van het gesprek. Plaats je de camera laag, dan lijk je op je gesprekspartners neer te kijken. En staat je camera hoog, dan oogt dat onderdaniger. Een ander verschijnsel: de deelnemers van een videomeeting zitten gevangen in beeld – je wordt niet geacht weg te lopen of weg te kijken.

Vanuit de klantenkring kregen we dezelfde problemen te horen. Irritaties tussen ICT werknemers die normaal in een ruimte samenwerken en nu vanuit huis met Microsoft Teams elke dag vergaderen. Een medewerker vertelde mij dat hij het wel had gehad met het videobellen want hij had zijn collega’s nog nooit zo vaak in het gezicht gekeken als de laatste tijd.

Ook wij bij Cedere liepen tegen vergelijkbare problemen aan. Het was niet alleen bij het vergaderen maar ook bij webinar’s en online trainingen, zij gaven ons minder voldoening dan we hadden gehoopt. We zijn op zoek gegaan en hebben een oplossing gevonden voor onze vergaderingen en trainingen. We hebben een JABRA Panacast aangeschaft. En omdat we erg enthousiast zijn verkopen we de JABRA Panacast nu ook in onze webshop. Populistisch gezegd: 'het is mooi spul !' .

Het grote voordeel van de Panacast is dat de volledige kamer, 180°, of een deel van de kamer in beeld komt of alleen een persoon. Dar heet Intelligent Zoom. Wanneer we voor een deel van de kamer kiezen dan volgt de camera de persoon.

De omgeving wordt heel natuurlijk om te vergaderen of webinars en trainingen te geven. Wanneer iemand op staat om op het bord te schrijven zoomen we in op het bord zodat de 'andere kant' mee kan kijken. Het beeldscherm delen voor de demonstraties of het tonen van een programma, oefeningen voor cursisten, alles door elkaar voor meer activiteit.

Hebben we de gehele kamer in beeld omdat we bijvoorbeeld met meer mensen vergaderen, dan is het helemaal niet storend wanneer iemand op staat om een kopje koffie te gaan halen. Het is net alsof je in de ruimte aanwezig bent. Je kunt de communicatie tussen de deelnemers goed volgen en de uitdrukkingen op de gezichten lezen.

Omdat de volledige kamer scherp in beeld is, is het ook mogelijk om 1,5 m afstand te houden. In onze communicatieruimte kunnen zes personen deelnemen aan de vergadering. 

Daarnaast gebruiken we de Jabra Speak 750, full-duplex speakerphone; waar je ook staat in de ruimte de vergadering is goed te volgen. Dus sta je voor het bord of zit je aan de tafel met deze 360° microfoon is alles even duidelijk. De combinatie tussen Panacast en Jabra Speak 750 of 710 is ideaal. Full-Duplex betekent dat de beide kanten van de lijn door elkaar kunnen praten, de microfoon wordt niet geblokt wanneer de andere spreekt.

We ervaren dat het onderwijs gebruikt maakt van deze opstelling. De Panacast 4K camera zoomt in op het bord en zo kunnen leerlingen de lessen goed volgen en over de hele breedte het bord zien. Het is bijna een normaal klaslokaal. Bij de Panacast is een bevestiging voor aan de muur of een standaard bij te bestellen maar ook een fototoestelstatief is te gebruiken.

Panacast is Plug & Play, wil je meer dan kun je met behulp te downloaden software instellingen aanpassen, JABRA Direct. De kwaliteit van het beeld, 4K, de breedte van de camera en koppelingen zijn vooraf of standaard in te stellen. De Jabra Speak stel met dezelfde software in.

Uit eigen ervaring moet ik zeggen dat we onze communicatieruimte wel hebben moeten aanpassen. De prullaria en overbodige producten zijn uit beeld gezet. Planten bijgeplaatst waardoor het beeld rustiger wordt. De deelnemers aan de andere kant hebben dan iets om naar te kijken bijvoorbeeld een poster of een schilderij. Zodat ze niet continu in de ogen van de presentator hoeven te kijken en even kunnen wegkijken.

Bij de standaard opstelling in onze communicatieruimte is een JABRA PANACAST HUB aangesloten die met alle producten verbonden is en met het internet via een vaste lijn. De docent hoeft enkel zijn laptop aan te sluiten en heeft een volledige AV-omgeving tot zijn beschikking voor een zeer redelijke prijs.

Begin een vergadering niet precies op het uur. Marissa Salazar van Microsoft: „We gaan er in deze tijd vanuit dat mensen altijd tijd hebben voor videovergaderen, omdat ze niet hoeven te reizen of te lopen in het pand. Maar dit soort meetings aaneenrijgen is uitputtend. Iets later beginnen, bijvoorbeeld 5 of 10 minuten over het hele of halve uur, geeft lucht.”

Maak je bijeenkomsten korter. Salazar: „Als je iets in 30 minuten kunt doen, doe het dan niet in een uur. En stuur tevoren een agenda.”

Sleep het beeld van je gesprekspartner vlak naast of onder de camera, dan voelt oogcontact iets minder vreemd.

Deel als gespreksleider je overzichtsscherm om alle deelnemers dezelfde blik op de vergadering te geven. Dat levert wel wat vertraging op.

Gebruik Together Modus van Microsoft Teams. Together Mode is alleen nog beschikbaar in een testversie, en toont alleen een collegezaal. Andere virtuele omgevingen volgen nog, zoals een koffieshop – om bij te kletsen – en een grote conferentieruimte voor bedrijfspresentaties.

Ik denk dat iedereen het nu nog vooral grappig vindt, maar zie de waarde wel. Je ziet vaak niet iedereen in beeld en iedereen ziet een andere selectie. Opmerkingen als "ik zie jou moeilijk kijken" kun je daardoor niet altijd plaatsten (als de één die persoon wel ziet en de ander niet). youtube

Plaats de camera op ooghoogte zodat je een natuurlijk beeld krijgt en het liefst dicht bij het scherm.

Zorg voor afleiding van het beeld, plaats planten en schilderijen. Gebruik een eigen achtergrond, bijvoorbeeld een foto van een vakantie die je gemaakt hebt. Dat is gelijk een goede openingszin en ontspant de deelnemers. Over auto-files en het weer hoeven we het niet meer te hebben.

Plan pauzes in voor kopje koffie of toiletgang. Laat de camera aanstaan voor een ontspannen geheel. In het echt gebeurde dit ook. Docent en deelnemers halen koffie of thee en praten over koetjes en kalfjes.

Zorg voor afwisseling in beeld, sta op en laat wat producten zien. Deel je computerscherm en toon filmpjes. Microsoft geeft met Teams meerdere mogelijkheden met derde partij tools zoals Polls en Vragen. Probeer ze uit.

Dit zijn enkele voorbeelden, speel ermee. Begin met goede techniek en breidt de functies uit.

Laten we van een nadeel een voordeel maken. Wie zei dat ook al weer?