Vergaderprotocollen voor bestuursvergaderingen zijn vaak traditioneel en formeel van aard. Meer dan bij andere soorten vergaderingen.
Etiquettetips voor bestuursvergaderingen zijn zeer belangrijk. Iedere bestuurder dient deze protocollen te kennen, te respecteren en na te leven.
Vergadersoftware helpt om achteraf geen moeilijke onnodige discussies te krijgen of dat punten opnieuw besproken moeten worden en het voorkomt dat de gesprekken uit de hand gaan lopen.
Zorg wel voor een goede opname-device, een voicerecorder met externe microfoon, of een microfoon verbonden aan een smartphone. Iedereen moet te verstaan zijn.
Is security belangrijk, dan ga je voor een beveiligde voicerecorder-app of een losse voice- of audiorecorder.
Opname vergaderingen automatisch transcriberen, audio naar tekst
Veel professionele secretaresses zijn uren tot dagen bezig met het transcriberen van vergaderingen en het uitwerken tot een leesbaar verslag dat in de volgende vergadering moet worden goedgekeurd.
Bij vergaderingen waar de vergaderprotocollen worden gevolgd, daadwerkelijk niet door elkaar wordt gesproken, soms zelfs met microfoons die aan/uit gezet moeten worden, is het goed mogelijk om transcribe-software te gebruiken.
Dit is afhankelijk van het audio-formaat, niet elke uitwerksoftware kan alle audio-formaten aan. DSS, DS2, WAV,MP3, MP4, enzovoorts, er is daarnaast ook veel wildgroei. Bij professionele opname apparatuur hebben we hier geen last van. Het is dus belangrijk om van te voren dit uit te zoeken en de opname aan te passen aan het juiste formaat.
Bij automatische spraakherkenningssysteem voor omzetten van audio naar tekst geven we van tevoren aan hoeveel sprekers er zijn. We laden het audiobestand en de software doet de rest.
Is de tekst compleet dan kunnen we de audio afluisteren en de tekst controleren, tenminste, wanneer we het gezegde letterlijk op papier willen.
Waren we bij de vergadering aanwezig dan is het vaak goed mogelijk om de tekst te lezen, dat wat niet van belang is eruit te halen, en de concepttekst over te zetten in een document. Volledig afluisteren hoeft dan niet.
Opname vergaderingen alleen opslaan om te kunnen terugluisteren
Vele vergaderingen worden digitaal opgenomen zodat ze worden vastgelegd voor ‘later’. Wie zegt wat en wat wordt beslist.
Geen discussies achteraf.
Deze vergaderingen worden soms niet omgezet in tekst, niet uitgetypt, maar gewoon opgeslagen in een map om later terug te luisteren wanneer dat nodig mocht zijn. Dat lijkt handig, maar is het niet altijd. Is er wel een discussie dan dien je de hele vergadering af te luisteren waar die ene opmerking wordt gemaakt. Wie heeft gesproken en wat heeft de voorzitter daarop geantwoord. Of wanneer het een juridisch gesprek betreft: is dat wel gezegd en zijn de feiten niet verdraaid?
Ik ken voorbeelden uit de praktijk waar gesprekken tussen client en advocaat worden opgenomen, zodat achteraf geen discussies ontstaan. Zeker wanneer beide partners aanwezig zijn. Of bij bijvoorbeeld arbeidsrecht. Het gaat er soms hard aan toe met veel emotie.
Eenvoudiger is om deze registraties, na de meeting, op voorhand om te zetten in tekst en eventueel samen met de opname te bewaren.
Dit kan met de automatische transcribe software zoals Philips SpeechLive of WORD Online bij meerdere sprekers. Verbeteren hoeft meestal niet, de omzetting is niet exact, de grote lijnen zie je terug.
Microsoft Teams ondersteunt opnames van online vergaderingen en het omzetten naar tekst. Mijn ervaring hiermee is niet bijster goed en de security niet optimaal, een ICT-beheerder kan meekijken.
automatische transcribe software
Op deze pagina lees je hoe je kunt transcriberen met:
WORD ONLINE:
Dan kies je voor transcriberen.
Dicteren bij Office Word online - Cedere
En met Philips SpeechLive
Philips SpeechLive - Cedere
Deze software is beveiligd en zeer gebruiksvriendelijk.
Groot voordeel hierbij is dat de vergadering wordt opgenomen met een beveiligde
smartphone-app of recorder en automatisch wordt geüpload voor verwerking.
Secretaresse ervaringen
Reactie van een tester van beide producten:
We gebruiken nu Philips SpeechExec voor het afluisteren en uittypen van de vergaderingen, deze blijven we gebruiken. De lengte van de opgenomen vergadering is wel 10 pagina's groot.
De ene spreker spreekt duidelijker dan de andere, vertaling van Philips Speechlive en Microsoft Word Online gaven verschillende uitkomsten.
Namen worden bij Microsoft WORD Online wel herkend.
Niet iedereen sprak netjes en wachtte op elkaar.
Een mogelijke verklaring voor waarom Microsoft spraakherkenning wel namen herkent, is dat het systeem gebruikmaakt van een grote database van veelvoorkomende namen in verschillende talen.
Het systeem kan dan de gesproken woorden vergelijken met de namen in de database en de meest waarschijnlijke match kiezen. Dit kan echter ook leiden tot fouten, bijvoorbeeld als de naam niet in de database staat of als er meerdere namen met dezelfde uitspraak zijn.
WORD online gebruikt een grote database online vanuit US. Philips SpeechLive gebruikt momenteel Google en zal de overstap naar Microsoft binnenkort gaan maken.
