In de juridische sector zijn de bewaartermijnen van diverse dossiers en documenten een bekend verschijnsel. Zo meldt de Nederlandse orde van advocaten dat de meeste dossiers vijf jaar bewaard moeten worden gerekend vanaf de datum dat men de zaak afsloot.
Maar omdat de bewaartermijn van onder andere administratieve gegevens en gegevensdragers zeven jaar is zullen veel archieven pas na zeven jaar vernietigd worden.
Door deze manier van werken kan je je voorstellen dat veel
advocatenkantoren over een behoorlijk archief beschikken; dit is echter
kinderspel vergeleken bij wat een notaris moet bewaren.
De eeuwige notariële akte
Wie wat bewaart die heeft wat
Het is wettelijk vastgesteld dat notariële akten eeuwig(!!) bewaard moeten blijven. Omdat dat in de praktijk niet voor ieder kantoor op zich haalbaar is, mogen akten na 20 jaar worden overgebracht naar het Rijksarchief.
Omdat de termijn voor beroepsaansprakelijkheid verjaart na 30 jaar is het advies van de Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie (KNB) om de eigen dossiers 30 jaar te bewaren. Wanneer een notaris stopt, gaan de akten die jonger zijn dan 20 jaar naar de opvolger. Gelukkig bestaat een online opvolgersregister waar je kunt opzoeken wie de opvolger is van jouw notaris.
Van arrondissement naar centraal archief
Na die 20 of 30 jaar gingen de akten voorheen naar een algemene bewaarplaats van notariële archieven, vaak ondergebracht bij gerechten. Maar je kunt je voorstellen dat deze op een bepaald moment uitpuilden. Daarom is in 2008 besloten om de akten landelijk onder te brengen bij de Centrale Archief Selectiedienst (CAS) in Winschoten, waar onder andere ook de archieven van de overheid zijn.
De daar binnengekomen akten moeten volgens een streng protocol worden aangeleverd (bruine, zuurvrije dozen, op een bepaalde gevouwen) met speciale etikettering. Verder moeten bewaarplaatsen van notariële akten bewaard worden op locaties die aan diverse eisen voldoet, waarbij brandbestendigheid bovenaan staat.
Doc-Direkt probeert het aan te sturen
In de afgelopen jaren is CAS opgegaan in Doc-Direkt, de gemeenschappelijke archiefdienst voor het Rijk.
Alhoewel het doel is van Doc-Direkt om 800 kilometer aan papieren archief van de overheid te selecteren en te bewerken is dit een klus die niet voor de gestelde termijn van 2019 geklaard kon worden. Niet vreemd wanneer je hoort dat er jaarlijks 30 kilometer aan papieren informatie aangeleverd worden.
Lang niet alles kan, met name om allerlei juridische reden, gedigitaliseerd worden. Maar de verwachting is dat het digitaal archiveren het werken met de grote papieren voorraden wel zal vereenvoudigen. Wanneer stukken uit het archief worden opgevraagd, zullen deze in elk geval sneller terug te vinden zijn. De aanvrager ontvangt dan een digitale kopie van het document.
Wil je graag pdf documenten omzetten naar getypte tekst?
Gebruik dan Kofax PowerPDF of OmniPage voor het omzetten
Heeft digitalisering toekomst in deze wereld waar papier heerst?
Zeker wel, want ook de notaris ziet dat met name de eenvoudigere zaken sneller kunnen worden afgehandeld door gebruik van nieuwe technieken en vaak ook zelfstandigheid van de klant. Klantcontacten kunnen soms sneller door Skype besprekingen; concepten kunnen per mail worden verzonden, indien gewenst door de klant aangepast en dan teruggezonden worden.
Het begrip “HEMA-notaris” komt op, diverse initiatieven waarbij de cliënt zelf via sjablonen en het digitaal aanleveren van benodigde stukken een deel van het voorwerk doet en zo het traject kan bespoedigen. Maar uiteindelijk zal een notaris het moeten afronden.
Initiatief van onze zuiderburen
In België zijn notarissen begonnen met IZIMI, een programma waar een particulier in de Cloud een kluisje heeft waar hij diverse documenten kan opslaan: paspoorten, diploma’s, contracten en andere documenten die je goed wilt bewaren en misschien af en toe nodig hebt.
Heb je interactie met een notaris en heeft deze iets nodig dat in jouw IZIMI kluis zit, dan kan je via een eenmalige code toestemming geven dit uit de kluis te halen. Maar de controle ligt altijd bij de eigenaar, deze beslist wie wanneer toegang heeft.
Eerste stap: DOBV ( digitaal oprichten BV)
Het echte automatiseren van de werkzaamheden van de notaris zelf heeft nog een lange weg te gaan. Een van de eerste projecten is DOBV, Digitaal Oprichten BV, waarmee een akte voor het passeren van een dergelijke akte online moet kunnen.
2 augustus 2021 stond alles voor deze regeling startklaar, maar uiteraard moet de overheid hier nog kritisch naar kijken. De regering mikt erop dat DOBV vanaf eind 2022 kan gaan functioneren.
Paper is king
Al met al vond ik het wonderbaarlijk om te zien hoe in deze tijd waarin digitalisering een grote vlucht neemt staat de wet- en regelgeving rond het notariaat ervoor zorgt dat de papieren archivering rotsvast overeind blijft.
“Eeuwig bewaren”: de tijd zal leren of papier inderdaad hierbij het dichtst in de buurt komt.
