Elizabeth Magie hield niet van haar werk als stenograaf en typiste, kunnen we lezen in een boek van John Green: Hoe is het antropoceen je tot nu toe bevallen? Aantekeningen bij ons leven op aarde.
Ze wilde niet bezig zijn om als een instrument de uitgesproken gedachten van een man op papier te zetten.
Een zeer opvallende tekst en het heeft me aan het denken gezet. De meesten onder u zullen hier niet stil bij staan, echter wanneer je dagelijks bezig bent met deze materie dan krab je je wel even achter je oor. Uitwerksoftware voor typisten en auteurs zorgt voor sneller werken dan vroeger toen we met bandjes werkten. En er zijn veel secretaresses die dit uitwerken van audio-bestanden juist erg leuk vinden.
Is het werk beter geworden voor de typisten met de komst van software?
De beste test is om medewerkers te vragen wat ze vonden van de overstap van bandjes naar digitaal dicteren en wat ze vonden van de overstap van digitaal naar spraakherkenning.
Je zou denken dat er geen kantoren meer zijn waar nog met dicteer bandjes wordt gewerkt, maar dat valt tegen (of mee). Aantallen kan ik nu niet noemen, een jaar geleden hadden we het nog over meer dan 30%. De vraag is of het de typisten zijn die gehecht zijn aan de bandjes of is het de auteur, bijvoorbeeld de arts of advocaat, die moeilijk afscheid kan nemen van het ‘ouderwets’ dicteren.
Door een goed ingerichte workflow kan een secretaresse juist haar dictaat selecteren en verwerken of delen met andere secretaresses om uit te werken. Je werk is beter georganiseerd en de dictaten ‘breken’ of ‘slijten’ niet.
- Is het werk beter geworden voor de typisten met de komst van software?
- Proef op de som
- Vraag aan een secretaresse naar dicteerbandjes of digitaal dicteren
- Is het verschil tussen Grundig, Olympus, Philips of Winscribe groot voor de uitwerkers?
- Is het werk als uitwerker, transcribent of transcriber leuk werk?
- Conclusie
Proef op de som
De eerste Office manager die ik tegenkwam heb ik gevraagd: ‘is digitaal dicteren een verbetering ten opzichte van dicteer bandjes?’
Het is zeker een verbetering, de back office is teruggeschroefd van 15 naar 5 secretaresses omdat de advocaten meer gebruik maken van spraakherkenning en digitaal dicteren. Tijdens een sollicitatiegesprek test ze de sollicitanten nog wel met analoog dicteren, om de Nederlandse taalkennis te testen.
Digitaal is dat lastig, de workflow is leeg of opgeruimd. Een bandje kun je nog wel ergens vinden. Er zijn geen gedwongen ontslagen gevallen, alle medewerkers zijn afgevloeid, vele hadden de pensioengerechtigde leeftijd bereikt. Mijn vraag of de transcribeerders het werken met dicteerbandjes missen was hiermee niet beantwoord. Weliswaar economisch gezien een enorme verbetering.
Vraag aan een secretaresse naar dicteerbandjes of digitaal dicteren
Mijn volgende slachtoffer werkt als zelfstandig secretaresse voor meerdere advocatenkantoren. Ze werkt vanuit huis en vindt het heerlijk. Juist omdat je digitale bestanden kunt delen over het internet is het voor haar een uitkomst. Zelfstandig en zelf bepalen wanneer de dictaten uitgewerkt moeten worden. Spoedjes worden wel direct verwerkt, verder is er geen kantoortijd. Goed te combineren.
Is het verschil tussen Grundig, Olympus, Philips of Winscribe groot voor de uitwerkers?
Het is mogelijk dat bij het positief werken de software bepalend is. Al de genoemde fabrikanten leveren dicteer- en uitwerksoftware en een voice recorder app. Ik ken alle softwareleveranciers allemaal goed.
De verschillen zijn niet zo heel groot, behalve Philips SpeechLive werkt anders. Deze uitwerksoftware werkt volledig in de cloud op een eigen site van Philips. Alleen een maandbedrag per gebruiker is nodig, geen aanschafkosten.
Bij de andere recorder fabrikanten zijn de verschillen niet zo groot. Bijvoorbeeld Olympus kent geen abonnementen, Olympus ODMS uitwerksoftware schaf je eenmalig aan. Winscribe is vooral geschikt om te combineren met spraakherkenning en de naam hiervan is DictationAnywhere.nl. Bij Dictation Anywhere worden met gebruik van Dragon spraakherkenningssoftware de teksten automatisch gegenereerd.
Is het werk als uitwerker, transcribent of transcriber leuk werk?
Ondanks dat je niet denkt en actief meewerkt aan de inhoud van het dictaat of document, krijg je veel mee over wat er speelt op kantoor. Je luistert naar de problemen en oplossingen en blijft zo intensief op de hoogte van het reilen en zeilen van de business. Afluisteren?
Niet iedere auteur kan goed dicteren of de juiste zinsbouw gebruiken, een secretaresse zorgt voor mooi lopende zinnen en vult de gaten op. Dit geeft een goed gevoel.
Met spraakherkenning is het nog interessanter, je hoort wat er wordt gezegd en leest mee of spraakherkenning fouten heeft gemaakt. Voordelen: primaire preventie, bijna geen lichamelijke klachten meer.
Conclusie
Dit is geen vacaturebank voor secretaresses. We nemen geen transcribenten aan. Ik werd getriggerd door een selectie uit een boek waar de uitvinder van Monopoly aangaf het werk niet leuk te vinden.
Gelukkig vinden genoeg medewerkers het wel leuk en interessant om de dictaten uit te werken en biedt dicteersoftware zoals SpeechLive een uitstekende oplossing voor Het Nieuwe Werken of een nieuwe manier van werken, vanuit huis.
Elizabeth Magie had andere kwaliteiten waar we haar ook dankbaar voor zijn.
Verder lezen:
De advocaat die “lekker binnenloopt”, klopt dat beeld wel?
Klopt het dat een advocaat veel verdient?
Advocaten behoren tot de beroepsgroep die in ogen van velen een behoorlijk hoog uurtarief berekent.
Uurtarieven van tussen de € 175 en ruim € 200 zijn niet ongebruikelijk, en dan heb ik het over de tarieven voor particulieren. Op de zakelijke markt kunnen de prijzen zeer snel oplopen waarbij gerenommeerde kantoren voor grote klanten wel eens het dubbele hiervan willen berekenen.
