Is dicteren en spraakherkenning met Dragon veilig

Tot voor kort maakten maar weinig professionals zich zorgen over de veiligheid van DropBox, Google Drive, iDrive of apps op een smartphone. Het woordje GRATIS gaf vaker de doorslag dan alle voorwaarden waar je je doorheen moest werken. IK GA AKKOORD is sneller aangetikt dan het lezen van de kleine lettertjes. Leest iemand wat er in staat?

Security is een belangrijk item in professionele omgevingen, zoals Zorg en Advocatuur.

Dit was altijd al een belangrijk onderwerp maar sinds de Wet Datalekken is gestart krijgen we steeds vaker de vraag of Dragon wel veilig is.

Opvallend is dat de vraag naar een betaalde versie van online Dragon, spraakherkenning, Dragon Professional Anywhere, is toegenomen.

En daarnaast tevens de vraag naar benodigde beveiliging op datalekken. Een juiste verandering, het is goed dat er meer over bescherming van persoonsgegevens en data wordt nagedacht.

Om goed antwoord te kunnen geven op de vraag over veiligheid, moeten we eerst de diverse methoden bespreken. 

1. Direct Input:

Dragon Professional wordt op de lokale computer geïnstalleerd en op die computer wordt de gesproken audio omgezet in geschreven tekst. Het spraakprofiel en gebruikte woorden worden versleuteld, lokaal opgeslagen.

De bescherming hangt af van de security op de computer zelf. Is er een account met complex wachtwoord? Staan de poorten open? Wie heeft er toegang? Een systeembeheerder kan dit goed voor je regelen.

Het bijhouden van de security updates van Microsoft zelf is daarnaast ook belangrijk.

Virusscanners zijn zeker nuttig, vergeet dan niet het pad naar Dragon Individual of Dragon Group uit te sluiten. Het spraakprofiel is een dynamisch bestand en virusscanners kunnen daar niet goed tegen. Spraakprofielen raken corrupt. Hoe je Dragon uitsluit lees je hier.

2. Direct Input met het profiel op de externe computer:

Je gebruikt Dragon zoals hierboven beschreven, alleen het spraakprofiel staat buiten je bedrijf. Ook hier geldt dat de beveiliging dan afhangt van de computer, het computernetwerk, datalijnen en het bedrijf. 

3. Backend Recognition: 

Een auteur spreekt digitale dictaten in en verzendt deze naar een secretaresse. Hier begint het opletten. Worden de dictaten verstuurd via smartphone, versleuteld of via een veilige server? Wordt gebruik gemaakt van data roaming of wifi netwerk?

Heeft het hostingsbedrijf een server met de nodige certificeringen? NEN 7510 of ISEA 3402?

Bij deze methode is het belangrijk om uit te zoeken of je de dictaten van de voicerecorder niet beter direct via de computer kunt uploaden, en via het vaste computernetwerk versturen naar de back office.

Of audio opnemen met een smartphone app, bijvoorbeeld Winscribe, Olympus of Philips. Deze betaalde apps verzenden alleen versleuteld naar de spraakherkenningsserver.

Diverse gratis dicteerapps kunnen dat niet. Onderzoek eerst de diverse mogelijkheden om de beveiliging hoog te houden. Kijk per app hoe de verzending is geregeld, https of SSL.

4. Serverside Recognition:

Bij deze methode worden dictaten op een speciale externe spraakherkenningsserver naar tekst vertaald. Een ideale situatie. Denk hierbij aan DPA Dragon Professional Anywhere of DMO Dragon Medical One.

De beveiliging op datalekken en versleuteld verzenden is hier van groot belang. Bij DPA en DMO is deze methode gegarandeerd veilig.

Al het vertalen van woord naar tekst gebeurt buiten het bedrijf en controle op de veiligheid is dan nog belangrijker. Een spraakherkenningsserver binnen het bedrijf plaatsen is een oplossing of zorgen voor een goed hostingbedrijf met de juiste papieren.

Gebruik je bij directe omzetting een spraakassistent zoals Alexa van Amazon, de machtige Google Assistent, Cortana van Microsoft of Siri van Apple, dan adviseren we om eerst de kleine lettertjes te lezen en dan goed nagaan of je wel wilt dat je smartphone voor commerciële doeleinden wordt gebruikt. Bekijk het onderstaande film op YouTube van de Universiteit van Nederland.

Bij een privé telefoon is dat niet zo’n probleem, daar ga ik van uit, maar staan de namen van je klanten of e-mails in je smartphone, dan is het uitkijken geblazen.

Grappig en tevens verontrustend filmpje over de problemen van spraakassistenten. Je moet deze methode van spraakassistenten niet vergelijken met Dragon spraakherkenning. Een assistent luistert naar spraakopdrachten en voert ze uit, tenminste wanneer ze ze verstaat. Ja, inderdaad is het altijd een vrouw.

Dragon Individual zorgt juist voor tekst en daarbij moet je juist niet commanderen maar gewoon mensentaal gebruiken.

Officieel zijn instellingen en grotere bedrijven verplicht een security agent aan te stellen. Zij maken gebruik van een juridische dienst, vaak aanwezig binnen de poorten van het bedrijf, om de technische beveiliging te toetsen aan de juridische kant.

Neem geen risico en ga niet alleen uit van geloofwaardige verhalen.

Als Cedere worden we vaak gecontroleerd door dergelijke partijen. Het security document van Cedere, welke we op aanvraag verstrekken, geeft uitleg over alle bovengenoemde methoden en hoe wij dit hebben opgelost.

Meer weten over de security binnen Cedere? Vakkundig advies van de security agent van Cedere? Neem contact op.