Wellicht lees je regelmatig de website van de Rechtspraak over het invoeren van het digitaal procederen. Er is veel onrust over dit onderwerp en zelfs na een positieve test wordt het digitaal procederen uitgesteld.
We willen in dit stuk niet in gaan over de overwegingen van de Rechtspraak, deze kun je volgen op de site bij nieuws.
Het hele digitaal procederen heeft nogal wat voeten in de aarde. Processen binnen je bedrijf moeten anders gaan lopen. Personeel geïnstrueerd. Wellicht andere Multi Function Device, printers, en software moet worden aangeschaft.
Goed voorbereid zijn, is momenteel het enige wat je nu kunt doen en is het belangrijkste.
Alleen PDF-formaat kan worden ingediend?
Waarom in PDF?
Naast veiligheid is een PDF minder kwetsbaar voor virussen dan bijvoorbeeld een Word-document. In de praktijk gebruiken juristen diverse formaten documenten.
De Rechtspraak kan deze vormen niet allemaal ondersteunen.
Denk maar alleen al aan de verschillende formaten van nieuwe en oude WORD programma’s, odt, xml, doc en .docx. Steeds meer mensen maken gebruik van Google Docs, Open Sources, OpenOffice, tekst verwerkers binnen dossiers en iMac.
PDF is een algemeen en wereldwijd geaccepteerd standaardformaat voor documenten.
Wat is het verschil tussen PDF en PDF/A
PDF, Portable Document Format, is een universeel bestandsformaat waarmee lettertypen, afbeeldingen en opmaak van elk willekeurig brondocument behouden blijven, ongeacht het programma of het platform waarmee het document werd gemaakt.
Sinds 2008 is het Portable Document Format een ISO/IEC-standaard. Een voordeel van een PDF-bestand is dat het — in tegenstelling tot bijvoorbeeld een Word-document — op elke printer er hetzelfde uit zal zien. Ook kan een PDF-bestand op alle platformen bekeken en/of bewerkt worden; het is dus niet platformafhankelijk. Een tekst in een PDF-bestand kan als tekst of als afbeelding zijn opgeslagen, of allebei, in geïntegreerde vorm.
PDF bestaat uit een aantal subsets:
- PDF/X, voor uitwisseling naar bijvoorbeeld een drukker, kleuren blijven behouden
- PDF/A, voor archivering
- PDF/E, voor engineering (in ontwikkeling)
- PDF/UA, universally visible
- PDF/H, health care (in ontwikkeling)
Voor de Rechtspraak geldt dus dat het document in PDF/A formaat moet worden ingediend.
De PDF/A bestaat ook weer uit twee subsets:
- PDF/A-1a = accessibility, uitgebreid, met opmaak en foto’s ingebed in het document.
- PDF/A-1b = standaard, basis, voor langere termijn met weinig of geen opmaak.
Vanuit de technische wereld is er kritiek op de standaardisering van de huidige PDF formaten. Een speciale website is opgezet om ervaringen uit te wisselen. PDF association: www.PDFa.org. Op deze site kunnen de technici ervaringen delen. Een eindoplossing is er dus nog niet.
Het maken van hyperlinks in een PDF document voor verwijzingen binnen een document.
In een document kun je beter geen hyperlinks aanbrengen naar een ander document of een website, omdat de locatie van de bron van de link kan wijzigen of verdwijnen. Je kunt wel interne hyperlinks binnen het document aanbrengen, bijvoorbeeld naar een andere paragraaf of hoofdstuk in dat document. We zijn hyperlinks gewend en maken het document makkelijker leesbaar.
Kunnen foto’s worden toegevoegd aan een PDF/A?
Foto’s kun je toevoegen binnen een PDF/A formaat of los als PDF/A document (foto) zelf. Zo blijft de beeldkwaliteit beter behouden en het document of foto laadt sneller.
Vooralsnog kun je bestanden tot maximaal 10 Mb uploaden naar de Rechtspraak. Op dit moment kun je nog geen audio- en videobestanden uploaden in Mijn Rechtspraak. Met Power PDF kun je geluid toevoegen of zelfs eigen boodschappen inspreken. Totdat de Rechtspraak de audio in een document toelaat, dien je deze los van het PDF/A formaat aan te leveren. Voor de toekomst hoef je dus geen speciale apparatuur aan te schaffen, deze is aanwezig in geavanceerde PDF converters zoals Power PDF.
Hoe kan ik de aanwezige documenten in Mijn Rechtspraak lezen?
Met Acrobat Reader of Power PDF reader, kun je documenten in Mijn Rechtspraak lezen. Wil je de documenten ook bewerken? Download de documenten dan naar je eigen systeem en bewerk ze met een geavanceerdere reader zoals Power PDF.
Er zijn cloud oplossingen waar je de PDF naar toe kunt sturen en deze worden dan of leesbaar gemaakt of omgezet in tekst. Kijk uit met free tools, veel websites bieden gratis pdf tools aan maar je documenten zijn niet veilig. Kies voor een product waar je voor moet betalen. En dan controleert je nog de veiligheid van je gegevens.
Hoe maak ik van een Word- of Excel-document een PDF/a-document?
Kies in Word of Excel voor ‘Opslaan als’ en dan ‘PDF’.
Klik op de knop ‘Opties’. Zet onderaan een vinkje bij ‘Voldoet aan ISO 19005-1 (PDF/a)’ en klik dan op ‘OK’ en ‘Opslaan’.
Zie venster hiernaast.
Wil je meer dan alleen een WORD document opslaan als een PDF/A, dan kies je voor geavanceerde producten.
Volgorde pagina’s binnen een digitaal dossier aanpassen
Bij het omzetten van bijvoorbeeld WORD naar PDF/A kan het voorkomen dat de volgorde van de bladzijden niet juist zijn. Met hyperlinks binnen een PDF document is het mogelijk naar de andere pagina’s te verwijzen, echter is het eenvoudig om bijvoorbeeld bij Power PDF, de pagina’s opnieuw te sorteren en handmatig de tekst aan te passen.
Door de pagina’s op te pakken en verschuiven naar een andere plek binnen het PDF document. Of op te splitsen in meerdere PDF’s.
Scannen van papieren stukken met scanner of smartphone en alle aanwezige papieren dossiers
De papieren stukken moeten worden gescand. Een standaard scanner scant naar een foto of plaatje. Geavanceerde scanners kunnen tevens scannen naar PDF. Die PDF is nog niet doorzoekbaar en ook geen PDF/A formaat. Om de standaard PDF om te zetten in PDF/A is geavanceerde software nodig, zoals Adobe of de betere (en goedkopere) Power PDF. Adobe en Power PDF zijn verschillende pakketten met beide andere voordelen en kosten.
Niet alleen de toekomstige stukken kun je omzetten in PDF. De stapels dossiers die gearchiveerd moeten worden kunnen op deze methode goed, doorzoekbaar en met alle foto’s, in een map worden geplaatst. De techniek gaat nu zo ver dat de scan’s gelezen worden en geanalyseerd zodat ze vanzelf in de juiste map of in het juiste dossier terecht komen. Bij gebruik van Office 365 of Microsoft SharePoint is dit nog eenvoudiger. Hiervoor gebruik je een BPM, Business Process Management systeem zoals Nuance Autostore. Zo optimaliseer je het hele proces.
Beveiligen PDF document en een digitale handtekening plaatsen
In een digitale procedure kunnen papieren stukken voorkomen. Bijvoorbeeld een proces-verbaal dat tijdens de zitting wordt opgemaakt en wordt ondertekend met een ‘natte’ handtekening. De scanvoorziening van de Rechtspraak digitaliseert deze stukken. Daarna gaan ze als digitaal processtuk verder mee in de procedure. Het digitale processtuk vervangt het papieren processtuk, waarna het papieren origineel (op termijn) wordt vernietigd.
Het plaatsen van een ‘droge’ handtekening kan heel goed met een PDF creator. Dat kan als plaatje, door eenmaal een handtekening te plaatsen op een tekenblok, en deze te kopiëren op een PDF document. Dus een handgeschreven handtekening digitaal geplakt in een document. Dit is niet officieel maar voor vele bedrijven wel voldoende.
Een officie digitale handtekening of digitale ID is wel rechtsgeldig. Elke digitale ID heeft een bijbehorend openbaar certificaat met identificatiegegevens dat je met anderen kunt delen. Anderen gebruiken dit certificaat om documenten voor je te coderen of om jouw digitale handtekeningen te valideren.
Opleiden personeel voor omzetting naar PDF/A documenten
Je ziet er komt nogal wat bij kijken. Medewerkers gaan anders werken en processen gaan anders lopen. Niet alle onderdelen en mogelijkheden zijn hier genoemd. Om de medewerkers zo spoedig mogelijk al kennis te leren maken met PDF/A, geven wij trainingen in Power PDF. Power PDF van Kofax is het product waar je alles mee kan wat nodig is om digitaal te kunnen procederen. Maar niet alleen het omzetten, ook mails, documenten en facturen worden in PDF verstuurd en bewaard.
Begin op tijd en maak kennis met de producten die nodig zijn voor digitalisering.
Ook interessant:
