Het lukt niet iedereen om met de stem een officieel document te dicteren. Spreektaal is anders dan schrijftaal. Dicteren is spreken in schrijftaal. Bij dicteren is de woordkeuze anders als ook de volgorde van woorden in een regel.
Praten kunnen we bijna allemaal, echter wanneer we een officieel document moeten dicteren, dan zijn wij ineens sprakeloos. Dicteren geeft zoveel tijdswinst, het is zeer de moeite waard om dit proces te optimaliseren. Want hoe doe je dat? Ik geef je graag wat suggesties.
Hieronder vind je 5 tips om beter te dicteren
#1 Dicteer in schrijftaal
Dicteren is eigenlijk praten in schrijftaal. Normaal wanneer we praten gebruiken we spreektaal en dit moet we omzetten naar dicteren in schrijftaal. Daar is wel enige oefening voor nodig.
Dicteren is om twee redenen moeilijker dan gewoon spreken. Men moet de kern compacter weergeven dan wanneer men spreekt. Daarnaast moet men zich explicieter uitdrukken bij dicteren. Mensen gebruiken veel meer woorden wanneer zij spreken.
Advies: stel je doel in het begin niet te hoog. Begin met dicteren en leer van het doen.
#2 Maak vooraf aantekeningen of een schema
Het is moeilijk om gedachten naar woorden te vertalen. Aangeraden wordt dat je eerst een klad of schematische weergave schrijft. Ook kan je het verhaal eerst in gedachten vertellen, waarbij je aantekeningen maakt. Aan de hand van deze aantekeningen dicteer je een tekst.
Advies: bedenk het verhaal eerst en maak aantekeningen of een schema voordat je gaat dicteren
#3 Bepaal van te voren doelen en subdoelen
Bij het stellen van doelen is het altijd zaak, eerst het onderwerp, hoofddoel en/of publiek te bepalen, alvorens subdoelen te stellen. Dit kan bijvoorbeeld door het onderwerp aan (een eventueel fictief) iemand uit te leggen, het onderwerp te schematiseren, contact te zoeken met je publiek of je doel woordelijk formuleren.
Advies: bepaal eerst onderwerp, hoofddoel en (fictief) publiek. Maak een schema en dicteer naar een fictief persoon.
#4 Dicteer de tekst in een keer zonder naar het scherm te kijken
De fouten die spraakherkenning maakt ten opzichte van typefouten zijn totaal anders, niet een letter is verkeerd getypt maar het hele woord is compleet anders. Het woord heeft een andere inhoud. Soms lijkt het niet eens op het woord dat je wilde dicteren. Dit zorgt ervoor dat je uit je concentratie wordt gehaald. Je bent meer aan het controleren en redigeren dan aan het dicteren.
Advies: dicteer met blik op oneindig en corrigeer daarna de herkenningsfouten. Controleer en redigeer achteraf en kijk niet naar het scherm.
#5 De ‘tekst tot dusver’ verwijderen
Met de ‘tekst tot dusver’ wordt bedoeld: de tekst die al is ontwikkeld. Als je net begint met de tekst, dan is er nog geen sprake van de ‘tekst tot dusver’. Ben je halverwege de tekst, dan heb je wel een ‘tekst tot dusver’. De ‘tekst tot dusver’ kan het schrijven belemmeren of stimuleren. Hoe logischer de ‘tekst tot dusver’ is, hoe makkelijker de rest van de tekst zal volgen. Als een tekst daarentegen onduidelijk is opgebouwd, of er staan fouten in, zal dit je belemmeren in het verder ontwikkelen.
Advies: is de ‘tekst tot dusver’ erg onduidelijk of staat deze vol fouten, dan kun je het beste de tekst herschrijven. Dus opnieuw beginnen.
