Hoe de wereld in 2020 veranderde, blog over E-signing, Kofax SignDoc

* door Hanneke Tutupoly

Wanneer we nu terugkijken naar januari of februari 2020, kijken we naar een compleet andere wereld.

2020,  ofwel “ twintig twintig” , het klonk even anders, was even wennen, maar alles zou uiteindelijk gewoon doorgaan. Althans, dat dachten we.

Want vanaf maart 2020 leven we in een totaal andere wereld.  Wat leek te beginnen als veel ophef rondom een nieuw griepje, dat in de categorie “Ver van mijn bed-show” viel, ontwikkelde zich in een niet te bevatten tempo tot een ramp die letterlijk geen grenzen kende.

We kregen richtlijnen die eerst bizar leken, maar waaraan we inmiddels gewend zijn. Misschien niet altijd van harte, maar we konden niet alles. De term “het nieuwe normaal”  is al ingeburgerd. Je schrikt bijna wanneer je op tv ziet dat mensen elkaar de hand schudden. De meest bekende afstandsmaat is “ anderhalve meter”.

En we werken door, want we moeten door, maar zien onze collega’s niet meer, of alleen nog maar op het scherm van een laptop of telefoon.

Was werken op afstand voorheen iets dat zelden gebeurde, tegenwoordig is het de enige manier om je zaak draaiende en jezelf en je medewerkers veilig te houden.

Voor sommigen was het misschien al een bekende werkwijze; anderen werden bij wijze van spreken vanuit de middeleeuwen de 21e eeuw in geslingerd. Weet je nog wie Catweazle was De druïde uit de middeleeuwen die in de 20e eeuw terecht komt? ? Misschien voelde je je wel zo?

Binnen een paar maanden zijn begrippen als video calls, werken binnen Teams, Zoomborrels gemeengoed geworden, omdat dat dé manier lijkt om contact te houden, zowel zakelijk als privé.

Inmiddels worden de teugels iets meer losgelaten; we kunnen iets meer werken zoals voorheen.

Tegelijk vragen we ons af: gaan we ooit weer handen schudden? Moeten we niet meer blijven thuiswerken, meer via Teams-meetings vergaderen in plaats van voor elke bespreking elkaar opzoeken?

We mailen documenten, de vraag of e-mail wel veilig is wordt opgelost door de mogelijkheid om documenten om te zetten naar PDF-bestanden, die je  eventueel extra kunt beveiligen.

Wat blijft echter tijdrovend? Het ondertekenen van contracten, overeenkomsten, het accorderen van afspraken.

Je kunt op de oude manier ondertekenen, en doorsturen naar de volgende die moet tekenen. Werken via e-signatures is dan een betere optie.

Moet je je blijven bezig houden met efficiënt werken op afstand, nu alles langzaam maar zeker wat normaler wordt? Ik denk het wel, al is het maar omdat de experts een tweede of misschien zelfs derde uitbraak verwachten. En mocht dat onverhoopt zo zijn, dan kan je maar beter op deze toekomst zijn voorbereid.

1. Er wordt een document aangemaakt dat bijvoorbeeld door twee personen getekend moet worden.
2. Voorbeeld: een document heeft  twee velden waar de partijen moeten tekenen.
3. Je kan deze velden een naam geven; je kunt als je wilt aangeven op welke manieren de partijen mogen ondertekenen (o.a met een opgeslagen handtekening, click to sign of met een handgeschreven handtekening, voor dat laatste heb je touchscreen nodig)
4. Je verzendt de documenten in een compleet package per mail. Hierbij ontvangen de ontvangers eerst een vooraankondiging met een link. Wanneer gewenst kan je ook nog een extra beveiligingscode toesturen. De ontvanger moet deze code gebruiken voordat hij of zij het document überhaupt kan zien. Deze code kan je ook per SMS sturen.
5. Je beslist of de documenten in willekeurige volgorde getekend kunnen worden of dat je de voorkeur geeft aan een bepaalde volgorde.
6. De personen die moeten tekenen krijgen per mail een aankondiging dat er een contract klaarstaat, geven een akkoord voor e-signing en kunnen (eventueel in de juiste volgorde) tekenen. Wanneer de eerste persoon ondertekend heeft, ziet de tweede persoon na het openen van het document deze handtekening al staan.
7. Degene die de documenten heeft samengesteld en verzonden houdt via de mail een overzicht van de stand van zaken. Hij ziet welke documenten al getekend zijn, kan desnoods een reminder verzenden, en heeft wanneer het hele proces is afgerond ook nog inzage in een tijdspad van hoe het afronden van deze procedure is gegaan.
8. Beide ondertekenaars ontvangen automatisch een versie van het complete document met beide handtekening in hun mail.

Op zich is SignDoc een snelle en zeer veilige manier om ondertekende of geaccordeerde te verzamelen. Diverse manieren om te ondertekenen. De diverse partijen hoeven geen SignDoc te hebben. Werkt ook goed op tablets en telefoons, zowel Android als Apple.

Is nu nog een onderdeel van het Intelligent Automation Platform.

SignDoc zal geïntegreerd worden in versie 5 van Kofax Power PDF.