Inmiddels is het een behoorlijk aantal jaren geleden dat ik zelf werkzaam was bij een advocatenkantoor. Dus ik ben op de hoogte van het verkeer van dossiers en documenten naar de rechtbank of het Hof, en naar diverse wederpartijen.
Omdat op dat kantoor meerdere advocaten werkten met verschillende rechtsgebieden had je als secretaresse een specialisatie op een of meerdere vakgebieden. Maar iedereen was op alle fronten inzetbaar wanneer de situatie daarom vroeg.
Digitalisering van de rechtspraak
De oude werkwijze: per fax en/of per post
De uitgebreide dossiers die verzonden moesten worden, bij het ene rechtsgebied voorzien van heel veel bijlagen, bij andere zaken misschien wat minder uitgebreid maar wel in een veelvoud vanwege alle belanghebbenden.
In de jaren dat ik daar gewerkt heb heeft de vooruitgang ook al zijn intrede gedaan. De uren dat je staande bij de fax pagina voor pagina moest invoeren waren tijdrovend, zeker wanneer het bericht niet verzonden kon worden en je na enkele pogingen het hele verhaal weer opnieuw moest invoeren.
Gelukkig kwamen er kopieerapparaten die ook konden scannen en faxen: hierdoor werd het al een stuk eenvoudiger om een dossier opnieuw te faxen. Maar toch bleef het een kwestie van wachten op de ontvangstbevestiging, zeker wanneer het faxen tegen het einde van een belangrijke termijn gebeurde.
Eén vetgedrukte zin bij de adressering van de begeleidende brief staat in mijn geheugen gegrift "per post en per fax verzonden". Want kon je per fax nog volstaan met één kopie van het hele dossier, bij de verzending per post moest het gewenste aantal exemplaren worden opgestuurd. Een lange plank vol met stapeltjes, het perforeren en inbinden per dossier plus het zoeken naar een doos die groot genoeg was voor het hele pakket. Veel tijd werd doorgebracht in de postkamer.
Op dat moment had de e-mail al lang haar intrede gedaan, maar helaas was het toen nog niet toegestaan om stukken op die manier in te dienen. Zoals de dichter Elsschot zei "daar staan wetten in de weg, en praktische bezwaren".
Schoorvoetend de elektronische weg op
Ik volg dan ook met veel plezier de ontwikkelingen op het gebied van digitalisering binnen de rechtspraak. De eerste stappen daarvan heb ik nog in de praktijk meegemaakt, onder andere het digitaal aanvragen van toevoegingen en het verwerken van diverse stappen in Mijn Rechtspraak. Overzicht van termijnen maakte een einde aan het handmatig doorploegen van "de rol"
Met ingang van 1 februari 2022 behoort de fax definitief tot het verleden. Mailberichten gaan via Veilig Mailen. Waarbij de Rechtspraak zelf gebruik maakt van Zivver om op een veilige manier te mailen..
Nog niet voor iedereen
Het aantal rechtsgebieden en procedures waarbij digitaal werken wordt aangeraden of zelfs verplicht is neemt steeds meer toe. Binnen het Vreemdelingenrecht moeten sommige procedures digitaal aangeleverd worden, en is de digitaal voeren van een reguliere procedure een keuzemogelijkheid.
Een ander vakgebied waar dossiers zeer omvangrijk kunnen worden is het Strafrecht. Hier is men ook volop bezig met het proces van digitalisering. Er lopen meerdere pilots voor o.a. stellen, hoger beroep instellen en intrekken.
In de meeste zaken worden de strafdossiers al niet meer in papieren versie aangeleverd. Dit vraagt wel veel van je ICT en opslagvermogen, als ik me de grotere strafdossiers herinner waarbij een koeriersbedrijf meerdere verhuisdozen met volle ordners bezorgde.
Op de goede weg?
Al met al denk ik dat de voortschrijdende digitalisering in de Rechtspraak een goede ontwikkeling is. Geen kasten vol dossiers meer, papieren archieven met altijd het risico dat een dossier verkeerd wordt teruggezet.
Heeft het alleen maar voordelen? Op dit moment zeker niet. Zo zijn er algemene richtlijnen, maar per rechtbank kunnen toch afwijkende procedures hanteren. Dus altijd weer controleren, zeker wanneer een zaak speelt bij een ander gerecht als waar je doorgaans mee te maken hebt.
De systemen lopen niet altijd even gestroomlijnd. Zo kan het gebeuren dat je lange tijd niets binnenkrijgt in Mijn Strafdossier, en vervolgens loopt in één avond je mailbox vol met meldingen dat dossiers zijn verzonden.
Zijn er storingen en twijfel je of een document binnen de termijn is ontvangen? Soms moet je dan alsnog op papier inleveren om de termijn te redden en dan later alsnog digitaal. En zo zal er voorlopig nog heel wat bijgeschaafd moeten worden, maar dat hoort erbij.
Elektronisch werken, ben jij er klaar voor?
Verder kan je je de vraag stellen of jijzelf helemaal klaar bent voor digitaal procederen?
Heb je een programma als Kofax Power PDF Advanced waarmee je gemakkelijk je grotere documenten en pdf documents kunt rangschikken, nummeren en aanpassen?
Ken je het gemak van spraakherkenning via Dragon Professional Anywhere om bijvoorbeeld Gronden of een pleitnota in te spreken?
Heb je hier vragen over, neem contact met ons op.
Lees ook:
Virtueel advocatenkantoor met virtuele grond en adres
Door de snelle ontwikkelingen waardoor we steeds meer online werken rijst de vraag of we nog een kantoor nodig hebben. Moderniseren we het stenen pand of bouwen we binnen enkele jaren ons eigen virtuele kantoor dat we naar eigen smaak kunnen ontwerpen en inrichten?
Stappen we nu al in met Metaverse, de driedimensionale virtuele wereld in combinatie met MS Teams, Microsoft Mesh? Of is Decentraland de toekomst? Waar je nu al virtuele grond kunt kopen en een (digitaal) kantooradres?
