Door de snelle ontwikkelingen waardoor we steeds meer online werken rijst de vraag of we nog een kantoor nodig hebben. Moderniseren we het stenen pand of bouwen we binnen enkele jaren ons eigen virtuele kantoor dat we naar eigen smaak kunnen ontwerpen en inrichten?
Stappen we nu al in met Metaverse, de driedimensionale virtuele wereld in combinatie met MS Teams, Microsoft Mesh? Of is Decentraland de toekomst? Waar je nu al virtuele grond kunt kopen en een (digitaal) kantooradres?
Alice in het virtuele Wonderland
Wees er op tijd bij om mee te kunnen doen met het Decentraland kantoor! In USA is een advocaten kantoor al over de streep.
Welke ontwikkelingen zijn al begonnen en wat staat ons te wachten?
Het oude kantoor verdwijnt
De ontwikkelingen in de werkwijze van kantoren gaan de laatste tijd razendsnel.
De oude situatie van met opdrachten aangeleverde papieren dossiers, de bandjes met dictaten voor het secretariaat, ze sterven uit. Deze analoge werkwijze heeft inmiddels voor een groot deel het veld geruimd voor werken met digitaal dicteren. Het dictaat worden opgenomen en in een pool geplaatst of per mail verzonden.
Digitaal werken levert voordeel op
Deze laatste werkwijze kwam goed van pas in de diverse lockdown periodes waarin zoveel mogelijk vanuit huis gewerkt werd. De dictaten kunnen overal worden ingesproken, en het secretariaat kan dit op de thuiswerkplek uitwerken. Dat geldt zowel voor het digitaal dicteren als voor het werken met spraakherkenning.
Deze laatste “speech to text” oplossing levert veel tijdwinst op. Een uitwerker hoeft alleen nog maar het bestand af te luisteren en de door de software uitgeschreven tekst te controleren en eventueel aan te passen. En bij de nieuwere versies van spraakherkenning is het uitwerken door degene die de tekst heeft ingesproken vaak nog gemakkelijker.
Het kantoor: hoe vaak ben je er en heb je het nodig?
Door deze werkwijze is de aanwezigheid op kantoor veel minder van belang; contacten met cliënten en/of collega's gebeuren steeds meer via platforms als Teams en Zoom. Dit levert voor iedereen veel tijdwinst op omdat er niet gereisd hoeft te worden en een kort overleg gemakkelijker in te plannen is. Wanneer het toch gewenst is om een overleg fysiek te laten plaatsvinden kan er altijd nog een afspraak op kantoor gemaakt worden.
Deze andere werkwijze maakt dat je je kan afvragen in hoeverre het nog van belang is om een fysiek kantoor te hebben. Vroeger waren deze kantoren vaak in oude, monumentale panden waarmee men een bepaalde uitstraling koesterde.
De laatste jaren zien we ook daarin een verschuiving: de herenhuizen zijn mooi maar vaak niet altijd even praktisch en kostbaar in onderhoud. Steeds meer kantoren verplaatsen zich naar de nieuwere gebieden in een stad: zo hecht de klant vaak meer aan gratis parkeren voor de deur dan aan een mooie entree.
Het virtuele kantoor: de volgende stap?
Je kunt een bedrijf inschrijven bij de Kamer van Koophandel op een bestaand adres. De fysieke post die hier aankomt wordt er gescand en gemaild zodat je daar zelf eigenlijk niet hoeft te zijn. En terwijl jij gewoon vanuit je huis werkt heb je toch een kantooradres in de stad naar keuze.
Het zal duidelijk zijn dat deze mogelijkheid veel minder kosten met zich meebrengt. Vaak zijn er diverse modules van alleen postafhandeling via gebruik van een telefoonservice tot diensten van een secretariaat. En mocht het af en toe gewenst zijn om cliënten of relaties persoonlijk te ontvangen, dan zijn er ook mogelijkheden om op deze A-plus-locatie tijdelijk een kantoor-of vergaderruimte te huren.
Een korte zoektocht op Google leerde mij dat het virtuele kantoor al veel meer gemeengoed is dan ik van tevoren had bedacht.
De toekomst: Metaverse
Maar hier houdt het niet op: de volgende stap is Metaverse. Dit is een driedimensionale virtuele wereld die altijd aanwezig is, waar gebruikers interactief kunnen rondkijken en interageren.
Verre toekomstmuziek? Zeker niet.
Een collega van mij was vorig jaar digitaal aanwezig op een beurs waar zij rondliep als Avatar, gesprekken tussen de andere deelnemers kon horen en daaraan meedoen. Er was een mogelijkheid om één op één met een andere bezoeker in een aparte ruimte een gesprek te hebben, je kon samen koffiedrinken of lunchen. Op zich grappig om te zien en dit was dan nog maar een simpele versie.
Op dit moment is Metaverse een uitbreiding van de mogelijkheden om contact te hebben.
En het komt eerder dichterbij dan je zou denken.
De nieuwe bedrijfsnaam van Mark Zuckerberg is niet voor niets Meta. Op de achtergrond is dit bedrijf al druk bezig om ontwikkelingen op te starten voor functioneren binnen de virtuele wereld onder de naam Horizon Worlds.
Microsoft zit ook niet stil; die werkt nu aan een Metaverse binnen Teams: Microsoft Mesh moet als onderdeel van Teams in de loop van 2022 het licht zien. Dus de introductie van de driedimensionele virtuele wereld is nog maar een kwestie van tijd: kijk naar hoe programma’s als Fortnite en Minecraft snel zijn ingeburgerd bij de jongere generatie.
Decentraland als Wonderland?
Nog een stapje verder is bijvoorbeeld Decentraland. Dit is een groot platform waar je net als in de echte wereld grond kan kopen en een kantoor kan bouwen met een vestiging op een digitaal adres. Dit kantoor kan je zelf inrichten zoals jij dat wilt want de bezoekers kunnen ook dit kantoor daadwerkelijk bezoeken. Jij hebt dus een vestiging op een virtueel adres waar je meetings online kunt hebben, met je klant via zoom kunt vergaderen. En zowel jij als de bezoeken kunnen ook als avatar deze wereld bezoeken.
Moeten we hier blij mee zijn?
Of deze ontwikkeling een voordeel is vraag ik me af. Het kan handig zijn voor afspraken met mensen die je persoonlijk al kent, maar om nu een samenwerking aan te gaan met een persoon die je nooit echt hebt gezien of gesproken, van wie je niet weet hoe die eruit ziet? Mij geeft het een wat ongemakkelijk gevoel, vaak is het toch prettiger om iemand te zien, lichaamstaal op te pakken.
Maar misschien is ook dit iets waar we aan zullen moeten wennen: in de Verenigde Staten is er al een advocatenkantoor dat een kantoor binnen Decentraland geopend heeft.
En kijk maar hoe bijvoorbeeld de mobiele telefoon zich in 20 jaar ontwikkeld heeft van een met enige argwaan bekeken apparaat naar een vrijwel onmisbaar eigendom. Aan het begin van deze eeuw dachten we nog dat mobiel bellen wel handig kon zijn, maar had niemand kunnen bedenken dat we met een toestel dat we bijna allemaal hebben niet alleen zouden kunnen bellen maar ook fotograferen, het internet bezoeken, mails verzenden et cetera.
Dus waarschijnlijk zitten we eerder dan we nu kunnen bedenken te zoeken naar de VR-bril die het beste bij onze wensen past.
