Zoals je hier leest is het voor vele bedrijfstakken toegestaan om papieren dossiers, facturen, bestellingen, wilsverklaringen en dergelijke te digitaliseren. Je mag dan de oorspronkelijke papieren wegdoen, wel op de juiste manier vernietigen, bijvoorbeeld met een papierversnipperaar. Zolang je maar op de juiste manier hebt gedigitaliseerd.
Maar hoe zit dat met een medisch dossier, mag je papieren patiëntendossiers vernietigen? En mag je facturen en bonnetjes zomaar inscannen en weggooien of moet je die bewaren?
Mag ik een papieren dossier vernietigen nadat ik het digitaal heb opgeslagen?
Digitaliseren kan op verschillende manieren en met allerlei softwarepakketten. Cedere werkt met Power PDF van Kofax voor waarheidsgetrouwe scans.
➡️ Vernietig het dossier met een papierversnipperaar. Zo weet je zeker dat de inhoud veilig vernietigd is.
Persoonlijk heb ik bij een GGZ-instelling meegemaakt dat het volledige computernetwerk eruit lag en een cliënt was overleden. Omdat alle gegevens digitaal waren en dus op dat moment niet beschikbaar, kon de familie pas veel later geïnformeerd worden. Dit was wel een uitzonderlijke situatie, maar toch, het kan gebeuren.
➡️ Bedenk goed welke gegevens heb je minimaal nodig bij een computerstoring of calamiteit.
Met Kofax Power PDF Advanced kun je scannen in diverse formaten, PDF/A tot PDF/X, afhankelijk van het specifieke vakgebied, bedrijfstak en beveiliging. Wel of niet printen, inzien en delen. Tevens kun je de scans voorzien van handtekening, digitaal en/of een natte handtekening.
➡️ Lees meer over de PDF soorten in deze blog
- Medische dossiers en bewaarplicht
- Bewaarplicht van facturen en bonnetjes die zijn gescand voor de Belastingdienst
- Is er een verschil in bewaartermijn tussen het digitale archief en het papieren archief?
- Wat zijn de eisen aan het digitaliseringsproces?
- Hoe kun je de juistheid en volledigheid van het digitale archief controleren?
- Wettelijke bewaartermijn personeelsdossier
Medische dossiers en bewaarplicht
Een huisartsenpraktijk wil alle papieren medische dossiers digitaliseren. Een aantal dossiers bevat ook een schriftelijke wilsverklaring.
Je mag papieren patiëntendossiers en daaraan toegevoegde stukken vernietigen, nadat je ze digitaal hebt opgeslagen en beveiligd. Wel is het van belang dat een scan een juiste en volledige weergave is van het originele document. Ook moeten alle dossiers voldoende toegankelijk en raadpleegbaar zijn.
De wet stelt geen inhoudelijke eisen aan de wijze waarop een medisch dossier wordt ingericht of vormgegeven. De dossierplicht bepaalt alleen dat de arts relevante informatie bijhoudt over de behandeling of begeleiding van een patiënt.
Dit betekent dat een arts ook een scan in het medisch dossier mag opnemen. Dat geldt ook voor belangrijke documenten, zoals schriftelijke wilsverklaringen. Belangrijk is wel dat de scans een juiste en volledige weergave zijn van de originele documenten. De papieren documenten hoeven dan niet meer bewaard te worden.
Daarnaast is het belangrijk dat de dossiergegevens, dus ook de opgeslagen scans, voldoende toegankelijk en raadpleegbaar zijn en blijven. Dat is nodig voor een goede zorgverlening. Bovendien moet de patiënt zijn rechten met betrekking tot die stukken (zoals het recht op inzage, afschrift en vernietiging) kunnen blijven uitoefenen.
Geadviseerd wordt wel om schriftelijke wilsverklaringen en andere belangrijke authentieke stukken in originele vorm te bewaren. Dit vanwege het persoonlijke karakter van deze stukken. De patiënt heeft deze persoonlijk op een bepaalde datum getekend en waarschijnlijk ook in zijn beheer.
Belangrijke originele documenten moeten wel apart bewaard blijven, ook nadat ze gescand zijn. Een voorbeeld hiervan is een schriftelijke wilsverklaring over bijv. euthanasie, een niet-reanimatieverklaring of een machtiging van een ander om namens de patiënt te handelen.
Ook moet de patiënt het dossier kunnen inzien en kopiëren, aanvullen en verwijderen. In verband met WGBO en de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp).
Bewaarplicht van facturen en bonnetjes die zijn gescand voor de Belastingdienst
Je mag facturen en bonnetjes ook scannen en digitaal bewaren. Er moet dan wel sprake zijn van een juiste en volledige weergave van het origineel. Belangrijk hierbij is dat de echtheidskenmerken ook worden opgeslagen. Met Kofax PowerPDF stel je vooraf de rechten in en plaats een handtekening en/of een stempel.
Als je aan de voorwaarden voldoet, hoef je de originele facturen en bonnetjes niet te bewaren. Ook deze digitale administratie moet 7 of 10 jaar worden bewaard en binnen een redelijke termijn controleerbaar zijn.
Is er een verschil in bewaartermijn tussen het digitale archief en het papieren archief?
Nee, de bewaartermijnen, fiscale en wettelijke bewaarplicht, zijn gelijk en onafhankelijk van de manier waarop het archief bewaard wordt.
Wat zijn de eisen aan het digitaliseringsproces?
Iedereen mag in principe zelf bepalen hoe het digitaliseringsproces eruit ziet, mits het veilig, volledig en efficiënt plaatsvindt.
Hoe kun je de juistheid en volledigheid van het digitale archief controleren?
Het is van belang dat de aansprakelijke het digitaliseringsproces controleert. Controles kunnen steekproefsgewijs plaatsvinden. Bijvoorbeeld of het dossier volledig en op te vragen is, juiste weergave van het origineel en controle van de juiste software met beveiligingen.
Mag er met terugwerkende kracht digitaal gearchiveerd worden?
Ja, het volledige papieren dossier mag met terugwerkende kracht gedigitaliseerd worden.
Wettelijke bewaartermijn personeelsdossier
Je kunt niet zomaar het hele personeelsdossier vernietigen wanneer een medewerker uit dienst gaat. Documenten die na beëindiging van het dienstverband niet meer nodig zijn, bijvoorbeeld over de ziektekostenverzekering of gevolgde opleidingen, mag je direct verwijderen.
Onderstaande lijst met bewaartermijnen voor documenten uit het personeelsdossier zijn onderverdeeld in vijf categorieën.
Binnen 4 weken (zonder toestemming)
Maximaal 1 jaar na dienstverband (met toestemming)
Voor een aantal werknemersgegevens in het personeelsdossier geldt een maximaal toegestane bewaartermijn van slechts één jaar. Het betreft documenten die te maken hebben met de sollicitatiegegevens van een werknemer
Maximaal 2 jaar na dienstverband. Deze termijn geldt voor het overgrote deel van de werknemersgegevens in het personeelsdossier.
Minimaal 5 jaar na dienstverband. De volgende documenten moet je tot vijf jaar na het einde van het dienstverband van een werknemer in het personeelsdossier bewaren: Loonbelastingverklaringen (zowel oude als nieuwe), kopie van het identiteitsbewijs
Minimaal 7 jaar na dienstverband. De Belastingdienst beschouwt bepaalde onderdelen van de bedrijfsadministratie als zogeheten ‘basisgegevens’.
Binnen 4 weken (zonder toestemming)
▶ Over het algemeen geldt wanneer de sollicitant niet wordt aangenomen dat documentatie omtrent de sollicitatie binnen 4 weken vernietigd dient te worden.
▶ Sollicitatiebrief / formulier
▶ CV / Curriculum Vitae
▶ Referenties
▶ Correspondentie met de sollicitant
▶ Getuigschriften
▶ Verklaring over gedrag
▶ Psychologisch onderzoek
Maximaal 1 jaar na dienstverband (met toestemming)
▶ Sollicitatiebrief / formulier
▶ CV / Curriculum Vitae
▶ Referenties
▶ Correspondentie met de sollicitant
▶ Getuigschriften
▶ Verklaring over gedrag
▶ Psychologisch onderzoek
Maximaal 2 jaar na dienstverband
▶ Arbeidsovereenkomst en wijzigingen
▶ Correspondentie benoemingen, promotie en demotie
▶ Correspondentie ontslag
▶ VUT-regeling
▶ Afspraken OR-lidmaatschap
▶ Kopie getuigschrift
▶ Verslagen functioneringsgesprekken
▶ Verslagen omtrent Wet Verbetering Poortwachter
▶ Correspondentie over ziekte van UWV en bedrijfsarts
▶ Verslagen van financiële problemen
▶ Verslagen rondom probleemsituaties
Minimaal 5 jaar na dienstverband
▶ Loonbelastingverklaringen
▶ Kopie van identiteitsbewijs
▶ Gegevens over etniciteit en herkomst
▶ Identiteitspapieren van derden ingeleende werknemers met een tewerkstellingsvergunning
Minimaal 7 jaar na dienstverband
▶ Aanvullende arbeids- en salarisafspraken
▶ Arbeidsvoorwaarden over samenleving en partnerschap
▶ Burgerlijke staat van (ex)werknemer
▶ Persoonlijke gegevens / stamkaart
▶ Datum van indiensttreding
▶ Salarisadministratie (van fiscaal belang)
Afstandsverklaring woon-werkverkeer
