Misschien herken je het, was je net schoorvoetend gewend aan de rustfase van 2020 en dacht je: “ja, die rust had ook wel voordelen”. En dan start het jaar 2021 met een bovenmatige drukte.
Ik begon de rust juist te waarderen.
Er wordt weer flink geoffreerd, offertes goedgekeurd, langlopende en uitgestelde opdrachten gestart. Het lijkt of we met z’n allen het licht aan het einde van de tunnel zien. We worden weer enthousiast en dat hebben we nodig.
Blog door Godie Vierbergen
reading time: 4,5 min
De rust van 2020 voorbij?
Het jaar begint als een rollercoaster
“Ik wilde juist meer tijd voor privé inlassen en nu begint het jaar als een rollercoaster”
Een klant, advocaat, gebruikt al jaren onze digitaal dicteren app via zijn iPhone en zijn assistent verwerkt het audio dictaat met Olympus transcribe set op een MAC. Hij werkt met BaseNet. Ook hij zag zijn leads groeien, werkt zich in de rondte. Heel verleidelijk om er in te springen maar zijn verstand zegt "rustig aan". Maar hoe doe je dat nu?
Hoe houd je toch de rust vast en lever je dezelfde kwaliteit als “voorheen”?
Hoe houd je de rust vast en start je met meer toewijding aan je privéleven? Voor Covid-19 begon. Of ervoer je juist extra stressmomenten over veranderde werkwijze? Viel de business zodanig tegen dat alle zeilen bijgezet moesten worden?
7 tips om de rustfase in 2021 vast te houden
Minder hard opschakelen in 2021? Denk aan Speech-to-Text.
#1 Neem een (tijdelijk) abonnement op Dragon Professional Anywhere, spraakherkenning
Je kunt je personeel dat helaas heeft moeten vertrekken weer terug in dienst nemen. Beter is het om dat even uit te stellen en het uittypen van de dictaten door spraakherkenning te laten verrichten. Zeker tijdens een overgangsperiode totdat we meer weten over de economische situatie in 2021. Dragon Professional Anywhere, DPA, kent een abonnementsvorm. Je betaalt per maand en neemt voor minimaal 1 jaar af.
Razendsnel een mail of document, je wint zeeën van tijd.
#2 Dicteer met een app op de smartphone
Een smartphone heb je altijd bij de hand en is ideaal in gebruik op elke hoek van de straat of aan de keukentafel. Dicteren gaat 3 keer sneller dan typen en de beste ideeën komen niet achter je bureau maar juist onder andere omstandigheden. Gebruik daarbij een noise cancelling microfoon (VXI headset 95% n.c. gecertificeerd) en de kinderen op de achtergrond zijn niet meer te horen.
Flexibel werken geeft meer tevredenheid.
#3 Blijf online vergaderen en gebruik goede tools
Eén ding is ons duidelijk geworden, een online meeting levert meer tijd op en minder stress. Het was een beetje onwennig in het begin maar werd al snel een uitstekende overlegmethode. Zelfs presentaties, demonstraties en verkoopgesprekken liepen goed. Large accounts gebruiken professionele online apparatuur en Cedere ook.
Goede tools voor online meeting geven meer vertrouwen. Gebruik een goede 4K camera en digitale microfoon, het liefst full-duplex. Een speakerphone voor meer vrijheid. Kies de juiste positie voor de camera en houd rekening met de etiquette. Kleed je professioneel.
Voor een online consult bereken je het vaste uurloon, reiskosten doorberekenen is niet aan te bevelen. Maar die heb je dan ook niet gemaakt.
Minder stress, meer tijd.
#4 Zet in op vertrouwen en langdurige relaties
Voorspellers geven aan dat klanten meer vertrouwen, veiligheid en stabiliteit wensen. Ook zij willen niet meer terug naar de snelle wereld en bouwen het liefst langdurige relaties op. Langdurige relaties zijn minder tijdrovend, geven minder administratieve werkzaamheden en zo worden je kernkwaliteiten beter ingezet.
Hoe bouw je goede relaties op? Door goede service en heldere taal. Communicatie is vaak een struikelblok, zet in op duidelijke taal en handel ernaar. Bij slechte evaluaties zie je communicatie als eerste terugkomen, kwaliteit wordt hiermee gewogen.
Beloof niet wat je niet kunt waarmaken en durf afscheid te nemen van ‘lastige’ klanten die over je grenzen gaan.
Ga voor de optimale klant.
#5 Probeer niet alles zelf op te lossen, zet ICT-ers met kennis aan het werk
Niet iedereen heeft verstand van ICT, ook al lijkt het er wel op. Advocaten en artsen willen soms zelf installeren en werken ‘s avonds door. Ook dat neefje weet niet alles over het product. Ga niet uren uitvogelen hoe je een applicatie moet installeren. Gebruik je investering optimaal.
Het is voor vendors commercieel interessant door tijdens het verkoopproces te vertellen dat installatie volledig automatisch verloopt, een fluitje van een cent. Dat geldt wel voor eenvoudige producten maar in de niche markt, daar heb je echt technische ondersteuning nodig.
Laat de expert zijn werk doen, schoenmaker blijf bij je leest.
#6 Een product valt en staat bij het gebruik, volg een instructie
Natuurlijk kun je alles zelf uitzoeken, de helpfuncties lezen, googlen, testen en nogmaals testen. Het kost veel onnodige tijd, neem het ervan en laat je uitleggen hoe een programma werkt. Hoe je woorden toevoegt aan een lexicon.
Hoe sjablonen werken en hoe je ze programmeert om accurater en sneller te werken. Hoe Kofax Power PDF meerdere documenten samenvoegt, secure verstuurt en opslaat op een Office 365 server.
Wellicht vind je het interessant om zelf te testen, volg dan een korte introductie en leer het juiste gebruik. Online of off-line, klassikaal of persoonlijke training, kies wat bij je past.
Ga voor je eigen kernkwaliteiten.
#7 Laat PDF-programma het werk doen en automatiseer documentenstroom
Herkenbaar? Documenten printen, ondertekenen, eventueel zwart maken en weer inscannen? Verspilling van tijd en geld. Slecht voor het milieu, en wat doe je met die stapel papieren? Door de versnipperaar?
Bij PDF programma’s zoals Kofax PowerPDF onderteken je het document, maak je delen onomkeerbaar zwart, voeg je meerdere documenten op volgorde toe en stel je beveiligingen in zoals niet afdrukken of niet delen. PowerPDF is goedkoop, zeker in verhouding met Adobe Creator, en kan meer!
Test PowerPDF van Kofax uit voor 30 dagen en beslis of je het wil aanschaffen.
Business Proces management versnelt je documentenstroom en vereenvoudigt je werkzaamheden.
Optimaliseer je IT infrastructuur.
Bonus TIP: Wat heb ik geleerd van de cocon fase van 2020?
Wat is rijkdom voor jou? Is kennis rijkdom of je familie. Doen en laten wat je zelf wilt? Je eigen weg bepalen? Is rijkdom macht of geld? De lotto winnen?
Voor iedereen is rijkdom iets anders. Laat je gedachten eens gaan, denk aan jouw rijkdom, het liefst elke ochtend voordat je aan de dag begint en houd dit vast.
De 2021-rollercoaster zorgt ervoor dat we aan het einde van de dag moe zijn en onze basisgedachten vergeten.
Wat is rijkdom voor jou?
Meer interesse?
Anderhalvemetersamenleving
Anderhalvemetersamenleving, het woord van jaar 2020. Dynamisch zijn de mensen en dynamisch is de taal. Kan Dragon spraakherkenning dit aan? Hoe voeg je de nieuwe woorden van het jaar toe aan het lexicon?
Wat betekent ideofonen voor spraakherkenning
Op de foto zie je een fluffy fretje. Fluffy is een ideofoon. Iedereen begrijpt wat ik bedoel, het gebruik van fluffy geeft je ook een speciaal gevoel.
