Waarom is een PDF handig in gebruik?
PDF is een algemeen en wereldwijd geaccepteerd standaardformaat voor documenten. Je kunt een pdf altijd openen wanneer je voldoende rechten hebt. De indeling blijft hetzelfde.
Door beveiligen kun je er voor zorgen dat de ontvanger geen wijzigingen kan aanbrengen, zelf doorstuurt of afdrukt. Een PDF kan bestaan uit tekst met plaatjes, leesbaar of beveiligd.
Welke subsets PDF bestaan er? PDF/A tot PDF/X
PDF is veiliger dan een tekst document.
Accountancy en juridische diensten gebruiken PDF zodat de client kan ondertekenen of met een externe onderteken-tool, zoals DocuSign digitaal zijn handtekening kan plaatsen. PDF is wereldwijd vertrouwd en gebruikt.
Naast veiligheid is een PDF minder kwetsbaar voor virussen dan bijvoorbeeld een Word-document. In de praktijk gebruiken juristen diverse formaten documenten. Tekstverwerkers gebruiken allerlei soorten formaten. Denk maar alleen al aan de verschillende formaten van nieuwe en oude WORD programma’s, odt, xml, doc en .docx. Steeds meer mensen maken gebruik van Google Docs, Open Sources, OpenOffice, tekst verwerkers binnen dossiers en iMac.
Voor uniformiteit is een standaard formaat nodig, die niet te groot is, die je kunt beveiligen en over x jaar nog kan lezen. Omdat een formaat PDF niet voldoende is voor alle werkzaamheden en functies, zijn er verschillende formaten in PDF, zoals PDF/A of PDF/A-1a – een subset.
Wat is het verschil tussen PDF en PDF/A
PDF, Portable Document Format, is een universeel bestandsformaat waarmee lettertypen, afbeeldingen en opmaak van elk willekeurig brondocument behouden blijft, ongeacht het programma of het platform waarmee het document werd gemaakt.
Sinds 2008 is het Portable Document Format een ISO/IEC-standaard. Een voordeel van een PDF-bestand is dat het — in tegenstelling tot bijvoorbeeld een Word-document — op elke printer er hetzelfde uit zal zien. Ook kan een PDF-bestand op alle platformen bekeken en/of bewerkt worden; het is dus niet platformafhankelijk. Een tekst in een PDF-bestand kan als tekst of als afbeelding zijn opgeslagen, of allebei, in geïntegreerde vorm.
PDF bestaat uit een aantal subsets:
- PDF/X, voor uitwisseling naar bijvoorbeeld een drukker, kleuren blijven behouden.
Het doel van PDF/X is om de uitwisseling van afbeeldingen te vergemakkelijken.
- PDF/A, voor archivering
PDF/A is geschikt voor het opslaan van digitale documenten op lange termijn met een correcte weergave.
- PDF/E, voor engineering
Gebruik van PDF 1.6 voor het creëren van documenten in ruimtelijke , constructie en fabricage werkstromen.
- PDF/UA, universally visible.
Een PDF/UA document is een PDF 1.7 dat aan aanvullende afspraken voldoet voor digitale toegankelijkheid.
- PDF/H, health care.
Een formaat dat is ontworpen voor de gezondheidszorg. Het introduceert standaarden voor het invoeren, weergeven en delen van medische gegevens.
Voor de meeste bedrijven geldt dat het document in PDF/A formaat moet worden gebruikt. Op het internet kom je documenten tegen in PDF, vaak onbeveiligd doordat niet de juiste software is gebruikt.
De PDF/A bestaat ook weer uit twee subsets:
- PDF/A-1a = accessibility, uitgebreid, met opmaak en foto’s ingebed in het document.
- PDF/A-1b = standaard, basis, voor langere termijn met weinig of geen opmaak.
- Alle subsets kennen weer nieuwe subsets voor bijvoorbeeld beter afdrukken of verzenden
Vanuit de technische wereld is er kritiek op de standaardisering van de huidige PDF formaten. Een speciale website is opgezet om ervaringen uit te wisselen, PDF association. Op deze site kunnen de technici ervaringen delen. Een eindoplossing is er dus nog niet. Overheden blijven overleggen en communiceren over standaarden.
Welke softwarepakketten beveiligde documenten zijn er?
Adobe Acrobat Reader of Acrobat Writer zijn de bekendste softwarepakketten. De reader wordt gratis geleverd en de Adobe writer moet worden aangeschaft. Het is een relatief duur pakket en daarom zie je dat professionals de WORD versie gebruiken. Printen naar PDF. Helaas is deze laatste niet veilig en heeft minder mogelijkheden.
Goedkopere oplossing voor PDF maken?
Daarnaast is Kofax op de markt met PowerPDF. PowerPDF kent 2 versies, de goedkope Kofax PowerPDF Standard voor particulieren en de Advanced voor zakelijk gebruik. PowerPDf Advanced heeft uitgebreide mogelijkheden en is relatief goedkoop. Vooral met staffelprijzen bij licenties daalt de prijs flink onder de prijs van Adobe.
Gratis versies van PDF omzetten, maken en bewerken.
Op de markt zijn diverse gratis PDF-schrijvers aanwezig, zelfs online PDF. Let op, de security is niet gewaarborgd. PDF naar WORD is ingewikkelder en vraagt professionelere software.
Is BlueBeam een goede PDF software creator?
BlueBeam komen we tegen bij construction, bouwtekeningen of tekenen met Bluebeam is eenvoudig. Soms is dit dure pakket niet nodig en kun je goed uit de voeten met een goedkope oplossing. Bij overheden en gemeenten komen we BlueBeam tegen; dit jaarlijks betaalde abonnement heeft vaak meer mogelijkheden dan zakelijk nodig zijn.
In deze blog worden de verschillen uitgelegd met PowerPDF
Is Nuance OmniPage ook een PDF creator?
OmniPage is enkele jaren geleden gekocht door Kofax. Sinds die tijd heet Nuance OmniPage dan ook Kofax OmniPage. OmniPage heeft een andere werking. Je scant teksten en plaatjes met een scanner of je gebruikt een PDF, en maakt daar zo een document van. De foto van de woorden, wat dat is het eigenlijk, worden ontcijferd en een leesbare tekst van gemaakt.
PDF bewerkers kunnen dat ook, maar niet van een plaatje. We noemen het omzetten van een plaatje of foto naar een leesbare tekst OCR. OCR software betekent Optical Character Recognition.
Wil je meer weten over PDF, versies en mogelijkheden, kijk de webinar terug die Richard Ouwejan heeft gegeven: PowerPDF Advanced – Basis
