Bates-nummering toevoegen bij Kofax PowerPDF

* foto: Bates Automatic Numbering-Machine, circa 1906, with a number printed by the machine (Nagle, Wikipedia)

Bates-nummering, genoemd naar de Bates Automatic Numbering Machine, kent aan elke pagina een willekeurig uniek ID toe. Het Bates-nummer verschijnt als kop- of voettekst op de opgegeven pagina's (standaard op alle pagina's).

Bates-stempeling kan worden gebruikt om afbeeldingen met auteursrechten te markeren en te identificeren door er een bedrijfsnaam, logo en / of wettelijk auteursrecht op te plaatsen. Dit proces biedt identificatie, bescherming en automatische opeenvolgende nummering van de afbeeldingen.

Bij het indienen van (juridische) documenten is het belangrijk om de volgorde van binnenkomst of verwerking aan te geven. Je kunt de documenten ook allemaal achter elkaar in een PDF plaatsen, echter wordt het document dan zo groot dat het onoverzichtelijk wordt. Beter is het om nummering aan alle pagina's van alle documenten te geven en het overzicht te behouden. Zo kun je ook documenten verdelen over diverse specialisten.

• Selecteer Bewerken > Invoegen > Bates-Nummering en kies in de vervolgkeuzelijst de optie Toevoegen. 
• Klik op Bestanden toevoegen. 
• Selecteer een of meer bestanden om deze toe te voegen aan de nummeringslijst. Je kunt ook een map selecteren. Kies Inclusief geopende bestanden als je ook alle bestanden wilt opnemen die op dit moment zijn geopend in het programma.
• Je kunt de volgorde wijzigen van de bestanden die al in de lijst staan. Selecteer hiervoor een bestand en klik op Omhoog of Omlaag of klik op Bestanden verwijderen om het geselecteerde bestand uit de lijst te verwijderen.
• Met de knop Voorbeeld kun je controleren of je het juiste document hebt geselecteerd voor de nummering. Het is belangrijk de bestanden in de gewenste volgorde te zetten voordat je stempels toevoegt.
• Klik op Uitvoer om het dialoogvenster Bates-nummers toevoegen - Uitvoerregels te openen.
• Geef de bestemmingsmap op: kies dezelfde map als waar het oorspronkelijke bestand zich bevindt of klik op Bladeren om een andere map te kiezen.
• Definieer de regels voor de bestandsnaam: je kunt de oorspronkelijke naam behouden, een voor- en/of achtervoegsel aan de naam toevoegen of de naam vervangen door een begin- en eind-Bates-nummer zoals in het voorbeeld op het scherm.
• Geef op of je bestaande bestanden wilt vervangen of wilt behouden met unieke namen.
• Je kunt een automatisch logbestand maken: klik op Bladeren om een locatie te kiezen voor het logbestand.
• Klik op OK om terug te gaan naar het dialoogvenster Bates-nummers toevoegen.
• Klik op OK in het dialoogvenster Bates-nummers toevoegen om naar het dialoogvenster Kop- en voetteksten te gaan.
• Selecteer een bestaand schema in de vervolgkeuzelijst als er een geschikt schema is. Kies Nummering van de vorige taak continueren met het geselecteerde schema om de Bates-nummering voor documenten die met dit schema worden verwerkt, aansluitend te maken.
• Kies in de keuzelijst Macro's de optie Bates-nummering en klik op Instellingen.
• Geef in het dialoogvenster Opties voor Bates-nummering het aantal cijfers (tussen 6 en 15) op dat je wilt gebruiken, het beginnummer en desgewenst een voor- en/of achtervoegsel voor het Bates-nummer dat op het document moet worden gestempeld. Klik op OK.
• Geef op waar het Bates-nummer moet worden gestempeld en klik op Macro invoegen.
• Raadpleeg Kop- en voetteksten voor de overige instellingen.