“Advocaatje leef je nog” ofwel hoe overleef je de zomer?

* door Hanneke Tutupoly 

Maar voor een advocatenpraktijk is het moeilijker om helemaal stil te vallen. De zeer kleine kantoren, de zogeheten “eenpitters” zullen vaak niet alleen kort gesloten zijn, proberen te anticiperen en zoveel mogelijk zaken voor vertrek afhandelen of over de vakantie heen tillen. Maar je kunt niet altijd alles voor zijn, dus de kans is groot dat af en toe mail checken, toch even reageren en brandjes provisorisch blussen deel uit maken van de vakantie.

Bij (iets) grotere kantoren zullen kantoorgenoten proberen voor elkaar waar te nemen. Ook dat betekent vooruitwerken, overdragen, zorgen dat dossiers niet alleen voor jezelf duidelijk en overzichtelijk zijn. En gaat jouw secretaresse tegelijk met jou weg, of juist niet, zodat er als back-up voor je waarnemer in elk geval iemand aanwezig is die meer van de zaken af weet en de cliënten kent?

En de warmte maakt het er voor velen niet gemakkelijker op.

Hoe werk je zo comfortabel mogelijk, niet alleen op kantoor, maar ook elders wanneer aan werken tijdens de vakantie niet te ontkomen valt? Hier enkele tips, soms een waarheid als een koe, soms iets wat je wel weet maar niet toepast, en soms een eyeopener.

Probeer kritisch in te schatten wanneer vooruit werken zinvol is. Soms kan je je de moeite besparen, zoals  wanneer de kans heel groot is dat partijen voor een zitting tot een schikking komen.

Pas de werkschema aan de werkomgeving. In een ruimte met airco kan je elk moment van de dag goed werken; is het ’s middags erg warm dan kan je beter de ochtenden zo efficiënt mogelijk gebruiken. En kijk niet alleen naar je eigen werkruimte maar ook naar die van het secretariaat; hebben die ook airco of een koele plek op dezelfde tijd als jij? En wat is koel? Onderzoeken tonen aan dat in de zomer een temperatuur tussen de 23 en 25 graden het beste werkt, en dat veel koeler dan 22 graden averechts werkt. Let wel, voor de winter liggen deze temperaturen weer wat anders.

Een out-of-office reply kan rust geven, maar geef heel duidelijk de volgende zaken aan:

• Wordt de mail tijdens afwezigheid überhaupt door iemand gelezen?
• Meldingen als “ik lees onregelmatig mijn mail” kunnen verkeerde verwachtingen oproepen.
• Dat zelfde geldt voor een melding “indien het zeer dringend is, zal ik contact opnemen”. Voor de cliënt zal wat hij/zij meldt vrijwel altijd dringend zijn.
• Laat je mail door een ander lezen, die dan kan beoordelen of actie ondernomen moet worden, of kan wachten.
• Creëer voor jezelf rust door los te laten wat je kunt loslaten, en vooral geen beloftes te doen die je niet kunt waarmaken. Wanneer de instructies daarvoor duidelijk zijn, zal het ook rust creëren voor je vervanging en achterban.

Je verzetten tegen de warmte heeft geen zin. Als de warmte er is, ontkom je er niet aan. Doe op tijd zonwering/gordijnen dicht, zorg voor koele dranken (al werkt warme thee vaak ook goed), drink genoeg water, probeer een tandje lager te werken en gun jezelf af en toe een ijsje of zo. Doe alles wat relaxter, krampachtig verzet kost alleen maar meer energie.

Al hoewel de echte workaholics vol enthousiasme weer volop aan het werk zullen zodra dat weer kan of moet, anderen zullen met weemoed terugdenken aan de relatieve rust die ze beleefden tijdens de vakantieperiode.

Kijk kritisch naar hoe je toen werkte: was het eigenlijk heel prettig om de mate waarin je reageert wat meer te beperken? Misschien kan je dat in beperkte mate toepassen op je dagelijkse werkwijze zonder dat het contact met je cliënten daaronder hoeft te lijden. Bevalt het goed om maar op een paar momenten naar je mail te kijken in plaats van continue? Plan dan vast enkele email-momenten in.

Bekijk eens of je  zo voor jou en je collega’s het ontspannen gevoel van na een vakantie vast kunt houden. Waarschijnlijk gaat dat niet lukken, maar het is het proberen zeker waard, en alles wat je wel lukt is meegenomen.

Fijne vakantie en/of (na)zomer.