Werk digitaal en daardoor sneller en efficiënter.
Dat is een kreet die veel gehoord wordt, en het lijkt ook zo logisch. Je tijd effectiever gebruiken, sneller documenten opstellen en verzenden.
Het leek erop dat dit zeker ook voor de advocatuur en rechtspraak zou moeten gelden. Meer modellen en standaard formulieren, geen uren meer in de postkamer om een dossier x keer te kopiëren, minder naar het postkantoor om brieven aangetekend te verzenden of dozen vol stukken te verzenden.
Sector straf: paradepaardje van De Rechtspraak
Met name voor strafzaken, waarbij soms door het OM dozen vol ordners werden bezorgd, leek het zo ideaal: het hele procesdossier digitaal aangeleverd krijgen en niet meer alle mappen doorbladeren, gewapend met post-it plakkertjes.
Men is daar in 2013 begonnen met de meer eenvoudige zaken, en inmiddels zijn 96 % van de politierechterzaken en alle kantonrechterzaken digitaal. 30% van de meervoudige-kamer-zaken wordt digitaal behandeld.
Nekt digitalisering de strafsector?
Maar nu komt er een ander geluid vanuit de strafsector.
Want wat blijktuit een onderzoek onder 365 medewerkers?
Zo’n kleine tweederde vindt dat zijn/haar productiviteit gedaald is ten opzichte van het werken met papieren dossiers.
Bovendien geeft circa 75% van deze personen aan dat ze sinds de invoering meer gezondheidsklachten hebben.
Dat kan nooit de insteek zijn geweest bij het digitaliseren van de rechtspraak.
Productiviteit
Volgens de meeste medewerkers die een verminderde productiviteit ervaren komt dat vooral door de moeite die ze hebben met het structureren van een dossier. Ook het navigeren door een dossier kost naar hun idee meer moeite dan zoeken in een papieren dossier.
Wel valt op dat er verschil is tussen de rechtbanken; bij de ene lijken deze problemen meer te spelen dan bij de andere. Dit is interessant: hebben de medewerkers dezelfde training gehad, zijn zij vergelijkbaar qua kennis van automatisering?
Gezondheidsklachten
De medewerkers met klachten op het gebied van gezondheid noemen vooral meer last van ogen, schouders en armen, hoofdpijn of stress. Diverse van deze klachten doen denken aan problemen met de werkplek ( beeldschermen, werkhouding, stoelen et cetera).
Tegelijk is men over het algemeen tevreden over de eigen werkplek, maar zijn er vooral opmerkingen over de digitale zittingszaal ( beeldschermen belemmeren het contact met een verdachten, weerspiegelingen in het beeldscherm).
Productiever door beter dicteren
In 3 uur leer je de basisprincipes van dicteren kennen en toepassen. Schrijf je nu in voor de eerstvolgende Beter Dicteren.
Zijn deze punten ook herkenbaar voor de advocaat en zijn/haar ondersteuners?
Hoewel slechts een deel van de advocaten in de sector Straf werkzaam is, en de volledige automatisering op veel rechtsgebieden op een lager pitje staat, kan niemand ontkennen dat tegenwoordig meer automatisch gaat onder andere via Het digitale loket.
Wat kan jij doen?
Voor wat betreft de werkbaarheid van geautomatiseerde processen zijn we voor een deel afhankelijk van hoe bijvoorbeeld Het digitale loket wordt ingericht.
Zelf kan je wil kritisch kijken naar de workflow in je kantoor? Is die optimaal of zou het beter en dus efficiënter kunnen?
Het gevaar voor je gezondheid
Wanneer je alles op je beeldscherm kunt oproepen, loert het gevaar dat je op kantoor komt, inlogt, gaat zitten en voorlopig niet van je plek komt.
Diverse van de hiervoor genoemde medische klachten zijn misschien te verminderen door vaker van de stoel te komen.
Waarom is een goede zit/sta verhouding goed?
De basis: kom in beweging
Je beweegt minder doordat gebrek aan noodzaak papieren dossiers uit kasten te halen.
Dus moet je je er meer van bewust zijn dat het belangrijk is om niet lang te zitten.
Het regelmatig van de werkplek opstaan, wat bewegen, even zelf koffie of thee halen: dit soort simpele dingen kunnen gunstig werken bij klachten die gerelateerd zijn aan stilzitten.
Voor je ogen is het even fijn om zich niet alleen op een beeldscherm te focussen.
Even iets anders doen, misschien ook een goed middel tegen een constante stress; je kijkt wellicht anders naar een tekst waarmee je al een tijd bezig was.
Bewegen zorgt voor een win/win situatie.
Ook interessant:
Mijn stem is mijn paspoort.
Spraakverwarring
