“The times, they are changing”.
De automatisering is de laatste jaren steeds meer doorgedrongen tot de advocatuur. Het is een kwestie van tijd totdat de meeste procedures enkel nog digitaal plaats vinden.
Al dat papier…
Uiteraard zijn er nog kantoren die werken met (soms onhandelbaar dikke) papieren dossiermappen, maar het gebruik maken van een elektronisch cliëntendossier, in dit systeem ook de urenregistratie bijhouden, facturen opmaken, komt steeds meer op. Bedenk eens wat voor tijdwinst ontstaat doordat de zoektochten naar dat dossier dat je nu net wilt behandelen niet meer nodig zijn.
Al lijkt er soms een generatiekloof te zijn….
Jongere juristen en advocaten zijn opgegroeid in het digitale tijdperk en werken al jaren met allerlei software en geautomatiseerde systemen.
Zij zijn meer gewend om van een beeldscherm te lezen, en kijken misschien wel verbaasd naar stapels papier, Nederlandse Jurisprudentie in boekvorm in plaats van digitaal en andere werkvormen die in hun ogen nogal verouderd zijn.
Overbruggen is zinvol
Het is een tijd waarbij veel advocaten merken dat de marges steeds meer onder druk komen te staan. De gefinancierde rechtshulp wordt afgeknepen, de drempel om een advocaat in de arm te nemen wordt hoger. Uurtarieven zijn dikwijls de afgelopen jaren amper gestegen, terwijl de vaste lasten wel hoger worden.
En waarschijnlijk is het maximum van je eigen werkdruk en dat van het ondersteunend personeel ook bereikt.
Tijd dus om te kijken hoe je efficiënter kunt werken, daardoor jezelf en/of je secretariaat te ontlasten; zo meer tijd aan inhoudelijke zaken besteden of vrije tijd te creëren. Of je kunt gewoon wat relaxter werken.
Hoe dan? Het is zo ingewikkeld.
Het hoeft echt niet zo ingewikkeld te zijn. Er zijn inmiddels diverse producten die oudere werkwijzen vervangen door meer efficiënte methodes.
Werk je nog met bandjes die uitgewerkt moeten worden door je secretariaat?
Er zijn inmiddels dicteeroplossingen die veel praktischer en sneller werken.
Spraakherkenning kan helemaal veel tijdwinst opleveren, zeker wanneer er naast een standaard programma gebruik gemaakt wordt van een of meerdere juridische lexicons, zodat het er een behoorlijke basiswoordenschat aanwezig is.
Leg gesprekken met cliënten of vergaderingen woordelijk vast en voorkom zo langdurige “welles-nietes”-discussies achteraf.
Het werken met en aanleveren van documenten in het door de Rechtspraak geadviseerde
“PDF-A” formaat gaat zoveel handiger door middel van een programma als Power PDF.
Twijfel niet…GA!
Durf de stap te zetten en merk dat al die moderne oplossingen misschien even moeten wennen, maar niet ingewikkeld hoeven te zijn.
En wanneer het allemaal toch moeilijk lijkt, dan kan je je voor een relatief klein bedrag verzekeren van een steuntje in de rug van de helpdesk.
* Door Hanneke Tutupoly
Ook interessant:
9 voordelen automatische documenten workflow
Verhoog de productiviteit van bedrijven
